Ufficio servito e ufficio convenzionale, qual è l'opzione più conveniente?

Ci sono circa 35.000 spazi di lavoro flessibili in tutto il mondo. Entro il 2022, si prevede che il numero di spazi di lavoro flessibili crescerà di un 6% negli Stati Uniti e del 13% in tutto il mondo ogni anno. Ciò mostra chiaramente l'aumento della domanda di spazi di lavoro serviti. Con la pandemia di Covid-19, questa tendenza ha accelerato poiché le aziende apprezzano sempre più la flessibilità.

Comprendere la differenza tra spazi di lavoro serviti e convenzionali

Gli spazi di lavoro serviti sono uffici completamente attrezzati e gestiti che vengono affittati alle organizzazioni da intermediari di spazi per uffici online, come Flexas. Qui saranno indicati come spazi di lavoro flessibili o serviti. D'altra parte, affittare uno spazio di lavoro convenzionale implica impegnarsi in un accordo a lungo termine e disporre di uno spazio esclusivamente per la propria attività. In Flexas vengono offerti spazi di lavoro sia convenzionali che serviti. In questo articolo esploreremo i principali vantaggi degli spazi di lavoro flessibili rispetto agli spazi convenzionali e in particolare per quanto riguarda i costi.

6 elementi da considerare nella scelta di uno spazio ufficio

1. Flessibilità dell'accordo

Gli spazi per uffici serviti offrono molti vantaggi diversi. Innanzitutto, gli inquilini non sono vincolati da un contratto a lungo termine che dia loro la possibilità di recedere. Ciò consente alle aziende di vedere se lo spazio è adatto alle loro esigenze. D'altra parte, gli spazi per uffici convenzionali sono più adatti per aziende consolidate con esigenze chiaramente definite che cercano una soluzione per l'ufficio a lungo termine. Tuttavia, data l'imprevedibilità e l'incertezza che derivano dalla creazione di una nuova attività, i contratti mensili possono essere molto apprezzati da nuove iniziative e startup. In effetti, quest'ultimo offre sufficiente flessibilità alle aziende che non possono correre il rischio di impegnarsi in un contratto di tre o nove anni senza sapere se saranno redditizi. Pertanto, i contratti mensili con termini flessibili sono generalmente più adatti per le piccole o le giovani aziende.

2. Flessibilità della posizione

Dipendenti e clienti possono accedere facilmente agli uffici serviti poiché generalmente si trovano in centri tecnologici o in sedi centrali. Con una vasta gamma di sedi tra cui scegliere, le aziende possono scegliere quale ufficio è più pratico per loro e si adatta meglio alle loro esigenze. Inoltre, se tutti i dipendenti non si trovano nella stessa zona o se alcuni devono essere in un'altra città per motivi professionali o personali, possono lavorare facilmente da un'altra area di lavoro attrezzata. Tale flessibilità consente di ridurre significativamente i costi di trasporto e di risparmiare tempo prezioso ai dipendenti. D'altra parte, sebbene i luoghi di lavoro convenzionali possano essere ubicati in posizione centrale, i dipendenti devono spostarsi ogni giorno per recarsi nel loro ufficio dedicato.

3. Immediatezza del trasloco con uffici chiavi in ​​mano

Da un punto di vista finanziario, gli spazi di lavoro serviti possono essere molto vantaggiosi. Infatti, a differenza degli uffici tradizionali, non ci sono tempi morti durante il trasloco in quanto lo spazio viene fornito completamente arredato con internet e tutte le attrezzature necessarie già predisposte. Non solo questo consente alle aziende di evitare i costi di dover rimodellare, rinnovare e arredare lo spazio, l'immediatezza degli spazi flessibili consente di risparmiare tempo e quindi di risparmiare sull'affitto.

4. Nessun costo di manutenzione

In Europa, il costo annuale di manutenzione per gli uffici generali varia da € 18 a € 27 al m2, Quando si affittano uffici arredati, la manutenzione è solitamente inclusa nel canone di locazione, consentendo alle aziende, in primo luogo, di gestire facilmente il proprio budget come sanno in anticipo quali tasse dovranno essere pagate e, in secondo luogo, per risparmiare denaro assumendo addetti alla manutenzione come bidelli, addetti alle pulizie e tecnici. Occorrono circa tre anni per assorbire tali costi. Pertanto, se un'azienda sa per certo che rimarrà nello stesso posto per un minimo di tre anni, affittare un tradizionale ufficio in affitto diventa la soluzione più conveniente. Ma poiché questo non è spesso il caso, specialmente durante i tempi incerti di oggi, gli spazi di lavoro serviti sono generalmente l'opzione migliore.

5. Scalabilità

In particolare per le startup, gli spazi di lavoro flessibili possono adattarsi alla crescita. Offrono infatti alle aziende la possibilità di modificare il contratto di locazione per assecondare la crescita del team. Quindi, se un'azienda vuole iniziare affittando solo un paio di scrivanie e poi decide di trasferirsi in uno spazio più grande, è possibile farlo con uno spazio di lavoro servito. La scalabilità degli spazi serviti si traduce spesso in meno quadrati metri di superficie e quindi un affitto inferiore in quanto le aziende possono utilizzare lo spazio esatto di cui hanno bisogno. Ciò è applicabile anche alle aziende più grandi, soprattutto durante la pandemia di Covid-19, poiché i dipendenti non potevano essere presenti tutti contemporaneamente in ufficio. In questo caso le aziende che affittano spazi di lavoro flessibili hanno potuto ridurre il numero di postazioni utilizzate, mentre le aziende che affittano spazi per uffici convenzionali hanno dovuto sostenere il costo degli uffici inutilizzati. Pertanto, poiché le aziende affittano gli spazi in base al numero di spazi di lavoro necessari, sono in grado di ridurre i costi in particolare rispetto all'affitto di un intero spazio in un ufficio in affitto.

6. Servizi premium

Gli uffici convenzionali danno il controllo su come una struttura aziendale e gestisce lo spazio, mentre gli uffici serviti includono tali aspetti. In effetti, danno ai dipendenti l'accesso alla retribuzione in base all'utilizzo di strutture, attrezzature di alta qualità, ristorazione e spesso includono servizi professionali come receptionist, personale amministrativo e supporto IT. Questi servizi possono essere molto preziosi per le startup o le piccole imprese che non possono permettersi di assumere direttamente questo tipo di personale. Ciò non solo consente alle aziende di mantenere bassi i costi generali, ma consente anche loro di risparmiare tempo su questi tipi di attività e di concentrarsi sulla gestione dell'attività senza intoppi. Pertanto, dando ai dipendenti l'accesso a attrezzature ben tenute e risorse premium, gli spazi di lavoro serviti favoriscono la produttività e riducono i costi.

Trova lo spazio che si adatta alle tue esigenze, oggi

In tempi di incertezza come la pandemia di Covid-19, flessibilità, agilità e reattività sono sempre più apprezzate. Secondo Colliers, uno dei due principali driver della domanda di uffici flessibili, nel 2020 è stata la gestione dell'incertezza. Pertanto, si può affermare che affittare uno spazio di lavoro convenzionale è più rischioso in quanto non consente tale adattabilità e potrebbe portare a costi che potrebbero essere evitati affittando spazi di lavoro flessibili.

Dopo aver esaminato alcuni vantaggi degli spazi di lavoro serviti, si può affermare che gli spazi di lavoro flessibili consentono un uso più efficiente dello spazio, un migliore utilizzo delle risorse in quanto non c'è bisogno di rinnovare o arredare lo spazio, ridurre il consumo di energia in quanto si risparmia spazio, ridurre affitto, maggiore flessibilità e, di conseguenza, una riduzione dei tempi di interruzione derivanti da cambiamenti in un'organizzazione come la crescita e il cambiamento del personale. Tuttavia, la scelta del giusto tipo di ufficio, sia esso servito, gestito o convenzionale, dipende dalle dimensioni e dal tipo di organizzazione, nonché dalla situazione attuale. Con Flexas e l'aiuto dei nostri esperti nei mercati olandese, tedesco, belga, francese, svizzero, austriaco, spagnolo e italiano, troverai lo spazio che meglio si adatta alle esigenze e agli obiettivi della tua azienda.

Sources

1 All Work - Coworking is the new normal, and these stats prove it – March 2021 

2 Tech.co - The key benefits of a serviced office and why you need one – August 2014 

3  Liquidspace - 6 ways flexible workspaces facilitate the growth of small business – 2021 

4 Startups - What is a serviced office? - May 2021 

5 UpKeep - How much should I be budgeting on maintenance at my facility? - May 2019 

6 Colliers - U.S. Flexible Workspace Report - 2020