Oficina con servicios vs. Oficina convencional, ¿cuál es la opción más rentable?

Se calcula que en 2019 había 35.000 espacios de trabajo flexibles en todo el mundo. Para 2022, se espera que el número de espacios de trabajo flexibles crezca a un ritmo del 6% en EE. UU., y del 13% en todo el mundo, anualmente.1 Esto muestra claramente el aumento de la demanda de espacios de trabajo con servicios. Con la pandemia de Covid-19, esta tendencia se aceleró, ya que las empresas valoran cada vez más la flexibilidad. 

Comprender la diferencia entre los espacios de trabajo con servicios y los convencionales 

Los espacios de trabajo con servicios son oficinas totalmente equipadas y gestionadas que se alquilan a las organizaciones a través de intermediarios de espacios de oficina en línea, como Flexas. En este caso se denominan espacios de trabajo flexibles o con servicios. Por otro lado, el alquiler de un espacio de trabajo convencional implica comprometerse a un acuerdo a largo plazo y disponer de un espacio exclusivamente para su negocio. En Flexas, se ofrecen tanto espacios de trabajo con servicios como convencionales.  

En este artículo, exploraremos las principales ventajas de los espacios de trabajo flexibles en comparación con los espacios convencionales y, en particular, en lo que respecta a los costes. 

6 elementos que hay que tener en cuenta al elegir un espacio de oficina  

1. Flexibilidad del acuerdo 

Los espacios de oficinas con servicios ofrecen muchas ventajas. En primer lugar, los inquilinos no están vinculados por un contrato a largo plazo, lo que les da la posibilidad de renunciar a él. Esto permite a las empresas ver si el espacio se adapta a sus necesidades.2 Por otro lado, los espacios de oficinas convencionales son más adecuados para empresas bien establecidas con necesidades claramente definidas que buscan una solución de oficina a largo plazo. Sin embargo, dada la imprevisibilidad e incertidumbre que conlleva la creación de una nueva empresa, los contratos mensuales pueden ser muy apreciados por las nuevas empresas y las startups. De hecho, estos últimos ofrecen suficiente flexibilidad a las empresas que no pueden asumir el riesgo de comprometerse con un contrato de tres o nueve años sin saber si serán rentables.3 Por lo tanto, los contratos mensuales con plazos flexibles suelen ser más adecuados para las empresas pequeñas o jóvenes.  

2. Flexibilidad de la ubicación 

Los empleados y los clientes pueden acceder fácilmente a las oficinas con servicios, ya que suelen estar situadas en núcleos tecnológicos o en el centro de los negocios. Con una amplia gama de ubicaciones entre las que elegir, las empresas pueden escoger la oficina que les resulte más práctica y se adapte mejor a sus necesidades. Además, si todos los empleados no se encuentran en la misma zona o si algunos necesitan estar en otra ciudad por motivos profesionales o personales, pueden trabajar fácilmente desde otro espacio de trabajo con servicios. Esta flexibilidad permite reducir considerablemente los costes de transporte y ahorrar un tiempo precioso a los empleados. Por otro lado, aunque los lugares de trabajo convencionales pueden estar situados en el centro, los empleados tienen que desplazarse todos los días para ir a su oficina dedicada. 

3. Inmediatez del traslado con espacios de oficina llave en mano  

Desde el punto de vista financiero, los espacios de trabajo con servicios pueden ser muy beneficiosos. En efecto, a diferencia de las oficinas convencionales, no hay tiempo de inactividad en el momento de la mudanza, ya que el espacio viene completamente amueblado, con Internet y todo el equipamiento necesario ya instalado.2 No sólo esto permite a las empresas evitar los costes de tener que remodelar, renovar y amueblar el espacio, sino que la inmediatez de los espacios flexibles ahorra tiempo y, por tanto, dinero en alquileres.4 

4. Sin costes de mantenimiento 

En Europa, el coste anual de mantenimiento de las oficinas generales oscila entre los 18 y los 27 euros por m2.5 Cuando se alquilan oficinas con servicios, el mantenimiento suele estar incluido en el alquiler, lo que permite a las empresas, en primer lugar, gestionar su presupuesto con facilidad, ya que saben de antemano qué tarifas tendrán que pagar y, en segundo lugar, ahorrar dinero contratando a empleados de mantenimiento, como conserjes, limpiadores y técnicos.2 Esos costes tardan aproximadamente tres años en ser absorbidos. Por lo tanto, si una empresa sabe con certeza que va a permanecer en el mismo lugar durante un mínimo de tres años, el alquiler de una oficina tradicional se convierte en la solución más rentable. Pero como no suele ser el caso, especialmente en los tiempos inciertos que corren, los espacios de trabajo con servicios suelen ser la mejor opción.  

5. Escalabilidad 

Especialmente para las nuevas empresas, los espacios de trabajo flexibles pueden adaptarse al crecimiento. De hecho, ofrecen a las empresas la posibilidad de cambiar su contrato de alquiler para adaptarse al crecimiento del equipo. Así, si una empresa desea empezar alquilando sólo un par de mesas y más tarde decide pasar a un espacio más grande, es posible hacerlo con un espacio de trabajo con servicios.4 La escalabilidad de los espacios con servicios se traduce a menudo en menos metros cuadrados de superficie y, por tanto, en un alquiler más bajo, ya que las empresas pueden utilizar el espacio exacto que necesitan. Esto también es aplicable a las empresas más grandes, especialmente durante la pandemia de Covid-19, ya que los empleados no podían estar todos en la oficina al mismo tiempo. En este caso, las empresas que alquilan espacios de trabajo flexibles pudieron reducir el número de puestos de trabajo utilizados, mientras que las empresas que alquilan espacios de oficina convencionales tuvieron que incurrir en el coste de las oficinas no utilizadas. Por lo tanto, como las empresas alquilan los espacios en función del número de puestos de trabajo necesarios, pueden reducir sus costes, especialmente en comparación con el alquiler de un espacio completo en una oficina alquilada. 

6. Servicios premium  

Las oficinas convencionales permiten controlar la estructura y la gestión del espacio de una empresa, mientras que las oficinas con servicios incluyen estos aspectos. De hecho, dan a los empleados acceso a instalaciones de pago por uso, equipos de alta calidad, catering y a menudo incluyen servicios profesionales como recepcionistas, personal administrativo y soporte informático.3 Estos servicios pueden ser muy valiosos para las nuevas empresas o las pequeñas que no pueden permitirse contratar directamente este tipo de personal. Esto no sólo permite a las empresas mantener sus gastos generales bajos, sino que también les permite ahorrar tiempo en ese tipo de tareas y centrarse en el buen funcionamiento del negocio. Por lo tanto, al dar a los empleados acceso a equipos bien mantenidos y recursos de primera calidad, los espacios de trabajo con servicios fomentan la productividad y reducen los costes. 

Encuentre el espacio que se adapte a sus necesidades, hoy mismo 

En tiempos de incertidumbre, como la pandemia de Covid-19, se valoran cada vez más la flexibilidad, la agilidad y la reactividad. Según Colliers, uno de los dos principales impulsores de la demanda de oficinas flexibles, en 2020, fue la gestión de la incertidumbre.6 Por lo tanto, puede decirse que alquilar un espacio de trabajo convencional es más arriesgado, ya que no permite esa adaptabilidad y podría generar costes que podrían evitarse alquilando espacios de trabajo flexibles.  

Después de ver algunas ventajas de los espacios de trabajo con servicios, se puede decir que los espacios de trabajo flexibles permiten un uso más eficiente del espacio, un mejor uso de los recursos ya que no hay necesidad de renovar o amueblar el espacio, un menor consumo de energía ya que se ahorra espacio, un alquiler más bajo, una mayor flexibilidad y, como resultado, una reducción del tiempo de interrupción derivado de los cambios en una organización como el crecimiento y el cambio de personal.  

Sin embargo, la elección del tipo de oficina adecuado, ya sea con servicios, gestionada o convencional, depende del tamaño y el tipo de organización, así como de la situación actual. Con Flexas y la ayuda de nuestros expertos en los mercados holandés, alemán, belga, francés, suizo, austriaco, español e italiano, encontrará el espacio que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de su empresa. No dude en ponerse en contacto con uno de nuestros especialistas en oficinas y estará encantado de ayudarle en este proceso. 

Sources

1 All Work - Coworking is the new normal, and these stats prove it – March 2021 

2 Tech.co - The key benefits of a serviced office and why you need one – August 2014 

3  Liquidspace - 6 ways flexible workspaces facilitate the growth of small business – 2021 

4 Startups - What is a serviced office? - May 2021 

5 UpKeep - How much should I be budgeting on maintenance at my facility? - May 2019 

6 Colliers - U.S. Flexible Workspace Report - 2020