Bureau Flex ou Conventionnel, quelle est l'option la plus rentable?

En 2019, on estimait à 35 000 le nombre d'espaces de travail flexibles dans le monde. D'ici 2022, le nombre d'espaces de travail flexibles devrait augmenter de 6% aux États-Unis, et de 13% dans le monde, par an. 1 Cela montre clairement l'augmentation de la demande d'espaces de travail flexibles. Avec la pandémie de Covid-19, cette tendance s'est accélérée car les entreprises valorisent de plus en plus la flexibilité.    

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Comprendre la différence entre les espaces de travail flexibles et les espaces de travail classiques  

Les espaces de travail flexibles sont des bureaux entièrement équipés et gérés qui sont loués à des entreprises par des courtiers en espaces de bureaux en ligne, tels que Flexas. On les appellera ici espaces de travail flexibles ou flex office. En revanche, la location d'un espace de travail conventionnel implique de s'engager sur un contrat à long terme et de disposer d'un espace exclusivement réservé à son activité. Chez Flexas, nous proposons aussi bien espaces de travail conventionnels et flexibles.   

Dans cet article, nous allons explorer les principaux avantages des espaces de travail flexibles par rapport aux espaces conventionnels, notamment en termes de coûts.  

6 éléments à prendre en compte lors du choix d'un espace de bureau   

1. Flexibilité du contrat 

Les espaces de bureaux fexibles offrent de nombreux avantages. Tout d'abord, les locataires ne sont pas liés par un contrat à long terme, ce qui leur donne la possibilité de s’en retirer plus facilement. Cela permet aux entreprises de voir si l'espace convient à leurs besoins.2 En revanche, les espaces de bureaux conventionnels conviennent mieux aux entreprises bien établies ayant des besoins clairement définis et recherchant une solution de bureau à long terme. Cependant, étant donné l'imprévisibilité et l'incertitude qui accompagnent la création d'une nouvelle entreprise, les contrats mensuels peuvent être très appréciés par les nouvelles entreprises et les startups. En effet, ces derniers offrent suffisamment de flexibilité aux entreprises qui ne peuvent pas prendre le risque de s'engager dans un contrat de trois ou neuf ans sans savoir si leur business model sera rentable.3 Par conséquent, les contrats mensuels avec des termes flexibles sont généralement plus adaptés aux petites ou jeunes entreprises.   

2. Flexibilité de l'emplacement   

Les employés et les clients peuvent facilement accéder aux bureaux flexibles, car ils sont généralement situés dans les pôles technologiques ou dans le centre d’affaires. Avec de nombreux emplacements différents, les entreprises peuvent choisir le bureau le plus pratique d‘accès pour elles et le plus adapté à leurs besoins. En outre, si tous les employés ne se trouvent pas dans la même zone ou si certains doivent se rendre dans une autre ville pour des raisons professionnelles ou personnelles, ils peuvent facilement travailler depuis un autre flex office. Une telle flexibilité permet de réduire considérablement les frais de transport et de faire gagner un temps précieux aux employés. D'autre part, bien que les lieux de travail conventionnels puissent être situés dans le centre, les employés doivent faire la navette tous les jours pour se rendre à leur bureau dédié, impliquant des couts importants.    

3. Immédiateté du déménagement  

D'un point de vue financier, les espaces de travail flexibles peuvent être très avantageux. En effet, contrairement aux bureaux classiques, il n'y a pas de temps d'arrêt lors d'un déménagement car l'espace est livré entièrement meublé avec Internet et tous les équipements nécessaires déjà installés. 2 Non seulement cela permet aux entreprises d'éviter les coûts de rénovation et d'aménagement de l'espace, l'immédiateté des espaces flexibles permet aussi de gagner du temps et donc d'économiser de l'argent sur les loyers. 4   

4. Pas de frais d'entretien  

En Europe, le coût annuel de maintenance pour les bureaux généraux varie entre 18 et 27 euros par m2. 5 Lors de la location de flex offices, la maintenance est généralement incluse dans le loyer, ce qui permet aux entreprises, d'une part, de gérer facilement leur budget puisqu'elles savent à l'avance quels frais devront être payés et, d'autre part, d'économiser sur l'embauche d'employés de maintenance tels que des concierges, des nettoyeurs et des techniciens. 2 Il faut en moyenne trois ans pour que ces coûts soient amortis. Par conséquent, si une entreprise est certaine de rester dans le même endroit pendant au moins trois ans, la location d'un bureau traditionnel devient la solution la plus rentable. Mais entant donné que ce n'est pas souvent le cas, surtout en cette période d'incertitude, les espaces de travail flexibles sont généralement la meilleure option.   

5. Évolutivité des bureaux 

En particulier pour les startups, les espaces de travail flexibles peuvent s'adapter à la croissance. En effet, ils offrent aux entreprises la possibilité de modifier leur contrat de location afin de s'adapter à la croissance de l'équipe. Ainsi, si une entreprise souhaite commencer par louer seulement quelques postes de bureaux et décide plus tard de déménager dans un espace plus grand, il est possible de le faire avec un espace de travail flexible. 4 L'évolutivité du flex office se traduit souvent par une surface au sol moins importante et donc un loyer plus bas, car les entreprises peuvent utiliser l'espace exact dont elles ont besoin. Cela s'applique également aux grandes entreprises, notamment pendant la pandémie de Covid-19, car les employés n'étaient pas autorisés à être tous présents au bureau en même temps. Dans ce cas, les entreprises louant des espaces de travail flexibles ont pu réduire le nombre de postes de travail utilisés, alors que les entreprises louant des espaces de bureau conventionnels ont dû supporter le coût des bureaux inutilisés. Par conséquent, en louant des espaces en fonction du nombre de postes de travail nécessaires, les entreprises sont en mesure de réduire leurs coûts, notamment par rapport à la location d'un espace entier dans un bureau conventionnel. 2

6. Services haut de gamme   

Les bureaux conventionnels permettent aux entreprises de contrôler la structure et la gestion de l'espace, tandis que les bureaux flexibles incluent ces aspects. En effet, ils donnent aux employés l'accès à différentes installations, à des équipements de haute qualité, à un service de restauration et incluent souvent des services professionnels tels que des réceptionnistes, du personnel administratif et un support informatique. 3 Ces services peuvent être très précieux pour les startups ou les petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre d'embaucher directement ce type de personnel.  Non seulement cela permet aux entreprises de maintenir leurs frais de maintenance à un minimum, mais cela leur permet également de gagner du temps sur ce type de tâches et de se concentrer sur leur activité et leur entreprise. Par conséquent, en donnant aux employés l'accès à différents équipements et à un large éventail de ressources, les espaces de travail flexibles favorisent la productivité et réduisent les coûts.    

Trouvez l'espace qui répond à vos besoins, dès aujourd'hui  

Dans des périodes d'incertitude telles que la pandémie de Covid-19, la flexibilité, l'agilité et la réactivité sont de plus en plus appréciées. Selon Colliers, l'un des deux principaux moteurs de la demande de bureaux flexibles, en 2020, est la gestion de l'incertitude.6 On peut donc dire que la location d'un espace de travail conventionnel est plus risquée car elle ne permet pas une telle adaptabilité et peut entraîner des coûts qui pourraient être évités en louant des espaces de travail flexibles.   

  Après avoir examiné certains avantages du flex office, on peut dire que les espaces de travail flexibles permettent une utilisation plus efficace de l'espace, une meilleure utilisation des ressources car il n'est pas nécessaire de rénover ou de meubler l'espace, une réduction de la consommation d'énergie car l'espace est économisé, un loyer plus bas et une flexibilité accrue.   

Cependant, le choix du bon type de bureau, qu'il s'agisse d'un bureau flexible, ou d'un bureau traditionnel, dépend de la taille et du type d'organisation ainsi que de la situation actuelle. Avec Flexas et l'aide de nos experts sur les marchés néerlandais, allemand, belge, français, suisse, autrichien, espagnol et italien, vous trouverez l'espace qui correspond le mieux aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. N'hésitez pas à prendre contact avec l'un de nos spécialistes en bureaux, qui se fera un plaisir de vous aider dans cette démarche.

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Sources

1 All Work - Coworking is the new normal, and these stats prove it – March 2021 

2 Tech.co - The key benefits of a serviced office and why you need one – August 2014 

3  Liquidspace - 6 ways flexible workspaces facilitate the growth of small business – 2021 

4 Startups - What is a serviced office? - May 2021 

5 UpKeep - How much should I be budgeting on maintenance at my facility? - May 2019 

6 Colliers - U.S. Flexible Workspace Report - 2020