Full service kantoor vs. Conventioneel kantoor, wat is de meest kosteneffectieve optie?

In 2019 waren er wereldwijd naar schatting 35.000 flexibele werkplekken. Tegen 2022 zal het aantal flexibele werkplekken naar verwachting jaarlijks met 6% groeien in de VS, en met 13% wereldwijd. 1 Hieruit blijkt duidelijk de toename van de vraag naar gefaciliteerde werkplekken en kantoren. Met de COVID-19 pandemie is deze trend versneld omdat bedrijven steeds meer waarde hechten aan flexibiliteit.   

Inzicht in het verschil tussen full service en conventionele kantoorruimtes  

Full service kantoren zijn volledig uitgeruste en gefaciliteerde kantoren die aan organisaties worden verhuurd door online kantoorruimtemakelaars, zoals Flexas. Hier worden ze flexibele of full service kantoren genoemd. Het huren van een conventionele kantoren houdt daarentegen in dat men een langetermijnovereenkomst aangaat en een ruimte exclusief voor zijn bedrijf heeft. Bij Flexas worden zowel full service als conventionele kantoorruimtes aangeboden.   

In dit artikel gaan we in op de belangrijkste voordelen van flexibele of full service kantoorruimtes in vergelijking met conventionele ruimtes, met name op het gebied van kosten.  

6 elementen om te overwegen bij het kiezen van een kantoorruimte   

1. Flexibiliteit van de overeenkomst  

Full service kantoorruimtes bieden veel verschillende voordelen. In de eerste plaats zijn de huurders niet gebonden aan een langetermijncontract, wat hen de mogelijkheid geeft om eruit te stappen. Dit geeft bedrijven de optie om te zien of de ruimte geschikt is voor hun behoeften. 2 Aan de andere kant zijn conventionele kantoorruimtes meer geschikt voor gevestigde bedrijven met duidelijk omschreven behoeften, die op zoek zijn naar een kantooroplossing op lange termijn. Gezien de onvoorspelbaarheid en onzekerheid die gepaard gaan met het opzetten van een nieuw bedrijf, kunnen maandcontracten echter zeer gewaardeerd worden door nieuwe ondernemingen en start-ups. Deze laatste bieden immers voldoende flexibiliteit aan ondernemingen die niet het risico kunnen nemen om een contract van drie of negen jaar aan te gaan zonder te weten of ze rendabel zullen zijn. 3 Maandcontracten met flexibele termijnen zijn dus over het algemeen beter geschikt voor kleine of jonge ondernemingen. 

2. Flexibiliteit van de locatie  

Werknemers en klanten hebben gemakkelijk toegang tot full service kantoren, aangezien deze over het algemeen gelegen zijn in tech-hubs of in het centrum van het bedrijfsleven. Met een grote keuze aan locaties kunnen bedrijven kiezen welk kantoor voor hen het meest praktisch gelegen is en beter aan hun behoeften voldoet. Bovendien, als niet alle werknemers zich in hetzelfde gebied bevinden of als sommigen om professionele of persoonlijke redenen in een andere stad moeten zijn, kunnen ze gemakkelijk vanuit een andere uitgeruste werkplek werken. Door deze flexibiliteit kunnen de vervoerskosten aanzienlijk worden beperkt en kunnen de werknemers kostbare tijd besparen. Hoewel conventionele ruimtes centraal gelegen kunnen zijn, moeten werknemers daarentegen elke dag pendelen om naar hun eigen kantoor te gaan. 

3. Direct verhuizen naar een full service kantoor   

Vanuit financieel oogpunt kunnen serviced kantoren zeer voordelig zijn. In tegenstelling tot conventionele kantoren is er immers geen uitvaltijd bij de verhuizing, aangezien de ruimte volledig gemeubileerd wordt geleverd, met internet en alle nodige apparatuur al geïnstalleerd. 4 Niet alleen kunnen bedrijven zo de kosten vermijden van het verbouwen, renoveren en inrichten van de ruimte, de onmiddellijkheid van flexibele ruimten bespaart tijd en dus huurgeld. 5  

4. Geen onderhoudskosten   

In Europa variëren de jaarlijkse onderhoudskosten voor algemene kantoren van € 18 tot € 27 per m2. 6 Bij het huren van een full service kantoor is het onderhoud meestal inbegrepen in de huurprijs, waardoor bedrijven ten eerste hun budget gemakkelijk kunnen beheren omdat ze van tevoren weten welke kosten er betaald moeten worden en ten tweede geld kunnen besparen op het inhuren van onderhoudspersoneel zoals conciërges, schoonmakers en technici. 7  

Het duurt ongeveer drie jaar voordat deze kosten zijn geabsorbeerd. Als een bedrijf dus zeker weet dat het minstens drie jaar op dezelfde plaats zal blijven, wordt het huren van een conventioneel kantoor de meest kostenefficiënte oplossing. Maar aangezien dit niet vaak het geval is, vooral in de huidige onzekere tijden, zijn uitgeruste kantoorruimtes over het algemeen de beste optie.   

5. Schaalbaarheid  

Vooral voor startups kunnen flexibele werkplekken zich aanpassen aan groei. Ze bieden bedrijven immers de mogelijkheid om hun huurovereenkomst te wijzigen om zo mee te groeien met het team. Als een bedrijf dus wil beginnen met het huren van slechts een paar bureaus en later besluit om naar een grotere ruimte te verhuizen, is het mogelijk om dit te doen met een uitgeruste werkruimte. 8  

De schaalbaarheid van uitgeruste ruimtes vertaalt zich vaak in minder vierkante meters vloeroppervlak en dus een lagere huur omdat bedrijven precies de ruimte kunnen gebruiken die ze nodig hebben. Dit is ook van toepassing op grotere bedrijven, vooral tijdens de COVID-19 pandemie, omdat werknemers niet allemaal tegelijk op kantoor aanwezig mochten zijn. In dit geval konden bedrijven, die flexibele werkruimten huurden, het aantal gebruikte werkplekken verminderen, terwijl bedrijven die conventionele kantoorruimten huurden de kosten van ongebruikte kantoren moesten opbrengen.  

Als bedrijven ruimtes huren op basis van het aantal benodigde werkplekken, kunnen zij dus hun kosten verlagen, vooral in vergelijking met het huren van een volledige uitgeruste kantoorruimte in een gehuurd kantoor. 9 

6. Premium kantoorfaciliteiten 

Conventionele kantoren geven controle over hoe een bedrijf de ruimte structureert en beheert, terwijl full service zoals Tower Ten en Bruggebouw in Amsterdam kantoren dergelijke aspecten omvatten. Zij bieden werknemers immers toegang tot pay as you use-faciliteiten, hoogwaardige apparatuur, catering en omvatten vaak professionele diensten zoals receptiefaciliteiten, administratief personeel en IT-ondersteuning. 10 Deze diensten kunnen zeer waardevol zijn voor startende of kleine bedrijven die het zich niet kunnen veroorloven om dit soort personeel rechtstreeks in dienst te nemen. Niet alleen kunnen bedrijven zo hun overhead laag houden, ze kunnen ook tijd besparen op dit soort taken en zich concentreren op het soepel runnen van het bedrijf.  

Door werknemers toegang te geven tot goed onderhouden apparatuur en eersteklas hulpmiddelen, bevorderen werkplekken met services de productiviteit en verlagen ze de kosten.   

Vind de kantoorruimte die aan jouw wensen voldoet, vandaag nog  

In tijden van onzekerheid, zoals de COVID-19 pandemie, wordt steeds meer waarde gehecht aan flexibiliteit, wendbaarheid en reactiviteit. Het omgaan met onzekerheid is een van de twee belangrijkste drijfveren achter de vraag naar flexibele kantoren in 2020. 11 Daarom kan worden gesteld dat het huren van een conventionele kantoren risicovoller is, omdat het niet zo'n aanpassingsvermogen toelaat en kan leiden tot kosten die kunnen worden vermeden door het huren van flexibele werkruimten.   

Na een aantal voordelen van verhuurde werkplekken te hebben bekeken, kan worden gezegd dat full service kantoorruimtes zorgen voor een efficiënter gebruik van de ruimte, een beter gebruik van middelen (omdat de ruimte niet hoeft te worden gerenoveerd of ingericht), een lager energieverbruik omdat ruimte wordt bespaard, een lagere huur en meer flexibiliteit. Een gevolg daarvan is de vermindering van de onderbrekingstijd door veranderingen in een organisatie zoals groei en personeelsdoorloop.   

Het kiezen van het juiste type kantoor, of het nu gaat om een full service kantoor, een managed kantoor of een conventioneel kantoor, hangt echter af van de grootte en het type organisatie en de huidige situatie van jouw bedrijf. Met Flexas en de hulp van onze experts op de Nederlandse, Duitse, Belgische, Franse, Zwitserse, Oostenrijkse, Spaanse en Italiaanse markt, vindt je de ruimte die het beste past bij de behoeften en doelstellingen van jouw bedrijf. Aarzel niet om contact op te nemen met een van onze kantoorspecialisten en zij zullen je graag helpen bij dit proces. 

Bronnen

1 All Work - Coworking is the new normal, and these stats prove it – March 2021 

2 Tech.co - The key benefits of a serviced office and why you need one – August 2014 

3  Liquidspace - 6 ways flexible workspaces facilitate the growth of small business – 2021 

4 Startups - What is a serviced office? - May 2021 

5 UpKeep - How much should I be budgeting on maintenance at my facility? - May 2019 

6 Colliers - U.S. Flexible Workspace Report - 2020