Serviced Office im Vergleich zum herkömmlichen Büro: Welche ist die kostengünstigste Variante?

Im Jahr 2019 gab es weltweit schätzungsweise 35.000 flexible Büroarbeitsplätze. Bis 2022 soll die Zahl der flexiblen Arbeitsplätze in den USA jährlich um 6 % und weltweit um 13 % ansteigen.1 Dies zeigt deutlich, dass die Nachfrage nach Serviced Workspaces steigt. Mit der Covid-19-Pandemie hat sich dieser Trend beschleunigt, da Unternehmen zunehmend Wert auf Flexibilität legen. 

Unterschied zwischen Serviced Workspaces und herkömmlichen Büroarbeitsplätzen 

Serviced Workspaces sind voll ausgestattete und betreute Büros, die von Online-Büroflächenvermittlern wie Flexas an Unternehmen vermietet werden. Im Folgenden sprechen wir von flexiblen oder Serviced Workspaces bzw. Offices. Auf der anderen Seite bedeutet die Anmietung eines herkömmlichen Büroraums, dass man sich langfristig an einen Vertrag bindet und eine Bürofläche exklusiv für sein Unternehmen zur Verfügung hat. Bei Flexas werden sowohl Serviced Workspaces als auch konventionelle Büroräumlichkeiten angeboten. 

In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Vorteile von flexiblen Workspaces im Vergleich zu herkömmlichen Büroflächen, insbesondere im Hinblick auf die Kosten. 

6 Aspekte, die Sie bei der Auswahl von Büroräumen beachten sollten 

1. Flexibilität der Vereinbarung 

Serviced Workspaces bieten eine Reihe von Vorteilen. Zum einen sind die Mieter nicht an einen langfristigen Vertrag gebunden, was ihnen die Möglichkeit gibt, aus dem Vertrag auszusteigen. Dies ermöglicht es Unternehmen, herauszufinden, ob die Räumlichkeiten für ihre Bedürfnisse geeignet sind.2 Auf der anderen Seite sind herkömmliche Büroräume eher für gut etablierte Unternehmen mit klar definierten Bedürfnissen geeignet, die eine langfristige Lösung für ihr Büro suchen. Angesichts der Unvorhersehbarkeit und Ungewissheit, die mit der Gründung eines neuen Unternehmens einhergeht, werden monatlich kündbare Verträge von jungen Unternehmen und Start-ups sehr geschätzt. Letztere bieten nämlich genügend Flexibilität für Unternehmen, die nicht das Risiko eingehen können, sich auf einen Drei- oder Neunjahresvertrag einzulassen, ohne zu wissen, ob das Unternehmen profitabel sein wird.3 Daher sind Monatsverträge mit flexiblen Laufzeiten im Allgemeinen für kleine oder junge Unternehmen besser geeignet. 

2. Flexibilität des Standorts 

Mitarbeiter und Kunden können Serviced Offices leicht erreichen, da sie sich in der Regel in Technologie-Hubs oder im Geschäftszentrum befinden. Unternehmen können aus einer Vielzahl von Standorten wählen, welches Büro für sie am günstigsten gelegen ist und am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Darüber hinaus können alle Mitarbeiter, die sich nicht in der gleichen Gegend befinden oder von denen einige sich aus beruflichen oder persönlichen Gründen in einer anderen Stadt aufhalten müssen, problemlos von einem anderen Serviced Workspace aus arbeiten. Durch diese Flexibilität lassen sich die Transportkosten erheblich reduzieren und die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Andererseits können herkömmliche Büroflächen zwar auch zentral gelegen sein, aber die Mitarbeiter müssen mitunter jeden Tag pendeln, um das ihnen zugewiesene Büro aufzusuchen. 

3. Unmittelbarer Umzug in sofort bezugsfertige Büroräume 

In finanzieller Hinsicht können Serviced Workspaces von großem Vorteil sein. Im Gegensatz zu herkömmlichen Büros gibt es nämlich keine Ausfallzeiten beim Umzug, da der Raum bereits komplett möbliert sowie mit Internetzugang und allen notwendigen Geräten eingerichtet ist.2 Nicht nur, dass Unternehmen dadurch die Kosten für den Umbau, die Renovierung und die Einrichtung des Raums umgehen können, die unmittelbare Verfügbarkeit flexibler Räume spart auch Zeit und damit Mietkosten.4 

4. Keine Instandhaltungskosten 

In Europa liegen die jährlichen Instandhaltungskosten für allgemeine Büroflächen zwischen 18 und 27 € pro m2.5 Bei der Anmietung von Serviced Offices ist die Instandhaltung in der Regel in der Miete enthalten, sodass Unternehmen erstens ihr Budget leichter verwalten können, da sie im Voraus wissen, welche Gebühren anfallen, und zweitens Geld für die Anstellung von Instandhaltungspersonal wie Hausmeistern, Reinigungskräften und Technikern einsparen können.2 Es dauert etwa drei Jahre, bis diese Kosten sich amortisiert haben. Wenn ein Unternehmen also sicher weiß, dass es für mindestens drei Jahre am selben Ort bleiben wird, ist die Anmietung eines herkömmlichen gemieteten Büros die kosteneffizienteste Lösung. Da dies aber nicht oft der Fall ist, besonders in der heutigen unsicheren Zeit, sind Serviced Workspaces im Allgemeinen die bessere Wahl. 

5. Skalierbarkeit 

Besonders bei Startups können sich flexible Workspaces dem Wachstum anpassen. Sie bieten Unternehmen nämlich die Möglichkeit, den Mietvertrag anzupassen, um dem Wachstum des Teams Rechnung zu tragen. Wenn ein Unternehmen also zunächst nur ein paar Schreibtische anmieten möchte und später beschließt, in einen größeren Raum umzuziehen, ist dies mit einem Serviced Workspace möglich.4 Die Skalierbarkeit von Serviced Offices führt oft zu einer geringeren Quadratmeterzahl und damit zu einer niedrigeren Miete, da Unternehmen genau die Fläche nutzen können, die sie benötigen. Dies gilt auch für größere Unternehmen, insbesondere während der Covid-19-Pandemie, da nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro anwesend sein durften. In diesem Fall konnten Unternehmen durch die Anmietung von flexiblen Workspaces die Anzahl der genutzten Arbeitsplätze reduzieren, während Unternehmen, die herkömmliche Büroflächen anmieten, die Kosten für nicht genutzte Büros tragen mussten. Indem Unternehmen also Räume entsprechend der Anzahl der benötigten Arbeitsplätze anmieten, können sie ihre Kosten insbesondere im Vergleich zur Anmietung einer gesamten Fläche auf herkömmliche Art und Weise senken.2 

6. Premiumdienste 

Herkömmliche Büros ermöglichen die Kontrolle darüber, wie ein Unternehmen den Raum gestaltet und verwaltet, während Serviced Offices derartige Überlegungen miteinbeziehen. So bieten sie den Mitarbeitern Zugang zu Pay-as-you-use-Einrichtungen, hochwertiger Ausstattung, Catering und stellen oft auch fachgerechte Dienstleistungen wie Empfangsmitarbeiter, Verwaltungspersonal und IT-Support zur Verfügung.3 Solche Dienstleistungen können sehr wertvoll für Startups oder kleine Unternehmen sein, die es sich nicht leisten können, diese Art von Personal selbst einzustellen. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre Overheadkosten niedrig halten, sondern auch Zeit für diese Art von Aufgaben einsparen und sich auf den reibungslosen Ablauf des Kerngeschäfts konzentrieren. Serviced Workspaces fördern also die Produktivität und senken die Kosten, indem sie den Mitarbeitern Zugang zu gut gewarteten Geräten und hochwertigen Ressourcen gewähren. 

Finden Sie noch heute die Bürofläche, die zu Ihren Bedürfnissen passt 

In Zeiten der Unsicherheit, wie z. B. der Covid-19-Pandemie, werden Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Reaktionsvermögen zunehmend geschätzt. Laut Colliers ist einer der beiden Haupttreiber für die Nachfrage nach flexiblen Büros im Jahr 2020 der Umgang mit Unsicherheit.6 Daher kann man sagen, dass die Anmietung eines herkömmlichen Büroraums mehr Risiken birgt, da er eine solche Anpassungsfähigkeit nicht zulässt und zu Kosten führen kann, die durch die Anmietung flexibler Workspaces vermieden werden könnten.  

Nach der Betrachtung einiger Vorteile von Serviced Workspaces kann man sagen, dass flexible Arbeitsräume eine effizientere Raumnutzung ermöglichen, eine bessere Nutzung von Ressourcen, da es nicht notwendig ist, den Raum zu renovieren oder einzurichten, einen geringeren Energieverbrauch, da Platz gespart wird, eine niedrigere Miete, erhöhte Flexibilität und folglich eine Verringerung der Unterbrechungszeiten, die durch Veränderungen in einer Organisation wie Wachstum und Personalwechsel entstehen.  

Die Wahl des richtigen Bürotyps, sei es ein Serviced Office, ein Managed Office oder ein herkömmliches Büro, hängt jedoch von der Größe und Art der Organisation sowie von der aktuellen Situation ab. Mit Flexas und der Hilfe unserer Experten auf dem niederländischen, deutschen, belgischen, französischen, schweizerischen, österreichischen, spanischen und italienischen Markt finden Sie die Bürofläche, die am besten zu den Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens passt. Wenden Sie sich einfach an einen unserer Bürospezialisten, der Sie gerne bei diesem Vorhaben unterstützt. 

Sources

1 All Work - Coworking is the new normal, and these stats prove it – March 2021 

2 Tech.co - The key benefits of a serviced office and why you need one – August 2014 

3  Liquidspace - 6 ways flexible workspaces facilitate the growth of small business – 2021 

4 Startups - What is a serviced office? - May 2021 

5 UpKeep - How much should I be budgeting on maintenance at my facility? - May 2019 

6 Colliers - U.S. Flexible Workspace Report - 2020