Una guida agli uffici satellite: cosa sono?

Per qualsiasi azienda, la posizione è una decisione importante che merita molta considerazione. Ci sono diversi elementi da considerare quando si sceglie la giusta posizione, come la prospettiva del business, lo stato, il costo, l’accessibilità ed il comfort. Inoltre, la questione della posizione è un processo continuo che le aziende devono affrontare. Sia la crescita che i cambiamenti all'interno dell'azienda possono creare esigenze diverse in termini di ubicazione dell'azienda.

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Che tu sia una start-up, una società su larga scala o un'azienda, non deve essere limitato a una sola sede in una grande città come Amsterdam, Parigi o Roma. Ormai siamo abituati a lavorare a distanza. Così, anche se i dipendenti non sono fisicamente nello stesso edificio, possono ancora lavorare bene insieme e fornire le prestazioni attese. Gli uffici satellite vi offrono una soluzione.  Essi possono fornire una maggiore flessibilità per crescere e anche servire come guscio flessibile del settore immobiliare in affitto (per lo più) con termini più brevi.

Cos'è un ufficio satellite?

Un ufficio satellite può essere pensato come una dipendenza o può essere chiamato anche “filiale”. Si tratta di una parte di una società più grande che è fisicamente separata dalla sede centrale e può anche essere situato in altre città o paesi. In molti casi, questi posti di lavoro sono un po' più modesti della sede di un'organizzazione. Oggi, luoghi molto flessibili e belli possono essere affittati da operatori alla moda e proprietari di edifici. 

A che tipo di attività è destinato?

Ci sono molti tipi di organizzazioni che possono utilizzare uffici satelliti. Nella maggior parte dei casi, sono incluse le seguenti aziende:

Imprese con spazio limitato

Quando l'organizzazione cresce, cresce anche il bisogno di più spazio. Se non ci sono opportunità di espandersi all'interno dell'ufficio attuale, allora un ufficio satellite sarebbe un'opzione da tenere in considerazione. Il vantaggio di questo è che l'organizzazione può continuare a crescere senza dover fare una mossa su larga scala, mentre allo stesso tempo si può far crescere il proprio business. Un ulteriore vantaggio è che si può cercare una posizione in cui si può anche attrarre più facilmente un personale ben qualificato. Per loro, il breve tempo di viaggio può essere una motivazione in più per scegliere la vostra azienda. Anche se l'intera azienda dovesse trasferirsi, un ufficio satellite potrebbe essere utile. Questo ufficio satellite può quindi servire come base di operazioni per i processi cruciali che possono continuare come al solito. Al contrario, ci sono uffici "plug and play" che possono essere affittati anche per un periodo molto breve.

Imprese, che sono alla ricerca di collaborazioni

Non è sempre intelligente per inventare la ruota da soli. Se sai che altre aziende lo hanno fatto più a lungo e sono più bravi nel farlo. Oggi, le aziende innovative sono più spesso volenterose di collaborare cercando di crescere più velocemente con più esperienza e ottenere benefici sinergici. In tali circostanze, gli uffici satellite possono contribuire a creare un ambiente in cui diverse aziende possono lavorare insieme in un unico spazio di lavoro o edificio. In questo caso, entrambe le aziende hanno l'opportunità di svilupparsi e di aiutarsi a vicenda nelle sfide future. Alcuni esempi di partnership ben note sono tra BMW e Louis Vuitton, Apple Pay e Mastercard, Target e Starbucks. Queste possono mettere insieme alcuni dei loro dipendenti in un ufficio satellite per sviluppare la loro collaborazione.

Imprese che cercano di ridurre i costi

Ogni azienda cerca di controllare i propri costi il più possibile per massimizzare i profitti o per essere in grado di investire di più per promuovere la crescita. Una grande sede in una posizione di rilievo è per molte aziende meno redditizio. Ancora una volta, un ufficio satellite può offrire una soluzione. Per esempio, situare una sede appena fuori dalla città dove poi poter svolgere l'amministrazione e tutto il lavoro considerato meno “sexy”. Si può combinare con un ufficio satellite relativamente piccolo in una posizione nel centro della città, dove i clienti possono poi essere ricevuti e dove poter effettuare gli ordini più grandi. Nel centro della città ci sono sempre molte strutture disponibili come ristoranti e luoghi di intrattenimento per dare più forza alle trattative e per conoscersi meglio.

Espandere la rete dei tuoi dipendenti

Un buon esempio di questo tipo è Piazza Kendall a Cambridge Massachusetts. Questo è un centro di innovazione riconosciuto a livello internazionale dove si concentrano su innovazione, immaginazione e intraprendenza. Aprendo un ufficio satellite in un edificio dove si trovano più di questi tipi di società, per processo di impollinazione incrociata può accadere che tutte le aziende ne traggano vantaggio. Questa fecondazione incrociata è ulteriormente stimolata dalla creazione di spazi flessibili. Ogni azienda che ha sede nell'edificio può e potrebbe lavorare a questi spazi. In questo modo, i dipendenti di diverse aziende sono letteralmente seduti uno accanto all'altro e imparano gli uni dagli altri. Questo crea anche nuove collaborazioni tra aziende. Un ulteriore vantaggio è che il prestigio aumenta quando voi e la vostra azienda vi trovate in quel punto specifico, anche se in realtà si tratta solo di un ufficio satellite.

Vantaggi di un ufficio satellite

Ora che sappiamo esattamente cosa sono e a cosa servono gli uffici satellite, possiamo elencare i vantaggi:

• Migliore reclutamento del personale: molte organizzazioni non se ne rendono conto, ma gli uffici satellite possono servire come aspetto essenziale per il reclutamento del personale. Un eccellente gruppo di persone talentuose preferisce lavorare in una posizione privilegiata che è dotata di vari comfort come un salotto, una palestra, un bar e del buon cibo, ecc. Con la creazione di un ufficio satellite in una zona di questo tipo, si può lasciare un'impressione positiva che attiri i migliori talenti, aumentando così la qualità del dipendente medio.
• Costi: non tutti i dipendenti di un'azienda devono lavorare nello stesso luogo. Mentre alcuni dipendenti devono lavorare in primo piano accanto ai vostri clienti, altri dipendenti che sono meno legati ad un sito specifico possono lavorare in uffici che riducano i costi. 
• Migliore immagine: la posizione della vostra azienda può avere un impatto positivo su clienti, potenziali dipendenti e investitori. Una posizione squallida lascerà un'impressione sbagliata.

Aspetti da considerare prima di aprire un ufficio satellite

Naturalmente, ci sono alcune cose da tenere a mente prima di valutare l'idea di aprire un ufficio satellite per il vostro business. Ecco alcuni fattori da considerare:

• Obiettivi di business: Se una buona posizione del vostro business è importante per raggiungere gli obiettivi aziendali, un ufficio satellite è di sicuro un’opzione da prendere in considerazione.
• Posizione: la tua motivazione principale dietro un ufficio satellite può essere quello di lasciare la tua impronta in una particolare area o paese. Anche se la posizione non è così importante, dovresti valutare diverse opzioni, come quartieri diversi e i loro rispettivi costi.
• Accessibilità: Anche la facilità con cui i vostri dipendenti possano raggiungere l'ufficio ha un ruolo molto importante. Ha un impatto diretto sulla loro produttività e soddisfazione generale del lavoro, entrambe le quali contribuiscono alla ritenzione dei dipendenti. Date una buona occhiata a quale tipo di trasporto i vostri dipendenti utilizzano principalmente e se l'ufficio è compatibile con questi mezzi. Per esempio, se la maggior parte dei dipendenti preferiscono utilizzare le auto, allora i trasporti pubblici potrebbero non essere così importanti. Per i dipendenti che non hanno una macchina, è di grande importanza avere un buon collegamento con i trasporti pubblici.
• Flessibilità: Questo fattore è fortemente dipendente dall'attuale crescita della vostra azienda. Se la vostra attività è in rapida crescita, dovresti cercare di stabilire contratti di locazione flessibili, piuttosto che accordi che ti possano limitare a lungo termine. Potresti anche cercare un ufficio satellite dove poter facilmente espandersi in alto o in basso, in modo da poter avere sempre rapidamente lo spazio per l’ufficio di cui hai bisogno al momento.
• Tecnologia: Quando si opera in più luoghi, è importante che l'infrastruttura di Internet sia affidabile e veloce. Questo permette a tutti di lavorare in modo rapido ed efficiente. I diversi team hanno la necessità di comunicare in modo efficace tra di loro e una connessione internet affidabile è ovviamente essenziale per farlo. L'ufficio satellite dovrà quindi essere in grado di soddisfare questi requisiti.

Conclusione

Un ufficio satellite è un'ottima alternativa per le organizzazioni in via di sviluppo e anche per le organizzazioni che vogliono crescere quanto prima possibile. Come con tutte le scelte in campo affaristico, dovete pesare i pro e contro e che cosa significherebbe per le vostre operazioni una mossa del genere. Tuttavia, in un mondo post-COVID, gli uffici satellite incoraggiano il distanziamento sociale e possono essere proprio ciò di cui il mondo ha bisogno per riprendere le operazioni d'ufficio.

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