Una guía de las oficinas satélites: ¿qué son?

Para cualquier negocio, la ubicación es una decisión importante que merece mucha consideración. Hay varios componentes a considerar al decidir la ubicación correcta, como la perspectiva comercial, el estado, el costo, la accesibilidad y la comodidad. Además, el tema de la ubicación es un proceso continuo con el que las empresas tienen que lidiar. Tanto el crecimiento como los cambios dentro de la empresa pueden crear diferentes necesidades en términos de ubicación de la empresa.

Ya sea que se trate de una empresa nueva, en expansión o corporativa, no tiene por qué limitarse a una única sede en una gran ciudad como Amsterdam, París o Barcelona. Trabajar de forma remota es algo a lo que ya estamos acostumbrados. Por lo tanto, incluso si los empleados no están físicamente en el mismo edificio, aún pueden trabajar bien juntos y brindar el desempeño esperado. Las oficinas satélite ofrecen una solución. Pueden proporcionar más flexibilidad para crecer y también servir como caparazón flexible de los bienes raíces arrendados (en su mayoría) con plazos más cortos.

¿Qué es una oficina satélite?

Una oficina satélite puede considerarse una dependencia o también denominarse sucursal. Es parte de una empresa más grande que está físicamente separada de la sede y puede incluso estar ubicada en otras ciudades o países. En muchos casos, estos lugares de trabajo son un poco más modestos que la sede principal de una organización. Hoy en día, se pueden alquilar ubicaciones muy flexibles y hermosas a operadores de moda y propietarios de edificios.

¿Para qué tipo de negocios es esto?

Hay muchos tipos de organizaciones que pueden utilizar oficinas satélite. En la mayoría de los casos, incluye las siguientes empresas:

Empresas con espacio limitado

Cuando la organización crece, también crece la necesidad de más espacio. Si no hay oportunidades para expandirse dentro de la oficina actual, entonces una oficina satélite sería una opción a considerar. La ventaja de esto es que la organización puede seguir creciendo sin tener que hacer un movimiento a gran escala, mientras que al mismo tiempo puede hacer crecer su negocio. Un beneficio adicional es que puede buscar una ubicación donde también pueda atraer más fácilmente personal bien calificado. Para ellos, el corto tiempo de viaje puede ser una motivación extra para elegir su empresa. Incluso si toda la empresa tuviera que mudarse, una oficina satélite puede resultar útil. Esta oficina satélite puede entonces servir como base de operaciones para los procesos cruciales que pueden continuar como de costumbre. Por el contrario, hay oficinas "plug and play" que se pueden alquilar incluso por un período muy corto.

Empresas que buscan colaboraciones

No siempre es inteligente inventar la rueda usted mismo si sabe que otras empresas lo han estado haciendo durante mucho tiempo y lo hacen mejor. Hoy en día, las empresas innovadoras buscan colaborar con mayor frecuencia para intentar crecer más rápido con más experiencia y obtener beneficios de sinergia. En tales circunstancias, las oficinas satélite pueden ayudar a establecer un entorno en el que diferentes empresas puedan trabajar juntas en un espacio de trabajo o edificio. En ese caso, ambas empresas obtienen la oportunidad de desarrollarse y ayudarse mutuamente con los desafíos que se avecinan. Algunos ejemplos de asociaciones conocidas son entre BMW y Louis Vuitton, Apple Pay y MasterCard, Target y Starbucks. Pueden reunir a algunos de sus empleados en una oficina satélite para desarrollar su colaboración.

Empresas que buscan reducir costos

Cada empresa intenta controlar sus costos tanto como sea posible para maximizar las ganancias o para poder invertir más para promover el crecimiento. Una gran sede en un lugar destacado es para muchas empresas algo poco rentable. Una vez más, una oficina satélite puede ofrecer una solución. Por ejemplo, situar una sede a las afueras de la ciudad donde se realiza la administración y todo el trabajo menos "sexy" pero esencial. Puede combinar eso con una oficina satélite relativamente pequeña en una ubicación en el centro de la ciudad, donde los clientes pueden ser recibidos y también ser llevados los grandes pedidos. En el centro de la ciudad siempre hay muchas instalaciones disponibles, como restaurantes y lugares de entretenimiento para dar más fuerza para negociar y conocerse mejor.

Ampliando la red de sus empleados

Un buen ejemplo de este tipo es el Kendall Square en Cambridge Massachusetts. Este es un centro de innovación reconocido internacionalmente donde se enfocan en la innovación, la imaginación y el ingenio. Al abrir una oficina satélite en un edificio donde se encuentran más de estos tipos de empresas, puede producirse una polinización cruzada que beneficie a todas las empresas. Esta fertilización cruzada se estimula aún más creando espacios flexibles. Cada empresa establecida en el edificio puede y debe trabajar en estos espacios. De esta manera, los empleados de diferentes empresas están literalmente sentados uno al lado del otro y aprendiendo unos de otros. Esto también crea nuevas colaboraciones entre empresas. Una ventaja adicional es que el prestigio aumenta cuando usted y su empresa están ubicados en ese lugar específico, aunque en realidad sea una oficina satélite.

Beneficios de una oficina satélite

Ahora que sabemos exactamente qué son las oficinas satélite y para qué sirven, podemos enumerar los beneficios:

• Mejor contratación de personal: muchas organizaciones no se dan cuenta de esto, pero las oficinas satélites pueden servir como un aspecto esencial para la contratación de personal. Un excelente grupo de talentos prefiere trabajar en una ubicación privilegiada que esté equipada con diversas comodidades, como un salón, un gimnasio, un bar y buena comida, etc. Al establecer una oficina satélite en dicha área, puede dejar una impresión positiva que atraiga a la gente de mejor talento, aumentando así la calidad del empleado medio.
• Costos: no todos los empleados de una empresa necesitan trabajar en el mismo lugar. Si bien algunos empleados necesitan trabajar cerca de su base de clientes, otros empleados que están menos ligados a la ubicación pueden trabajar en la oficina principal, lo que reduce los costos.
• Mejor imagen: la ubicación de su negocio puede tener un impacto positivo en los clientes, empleados potenciales e inversores. Un lugar en mal estado dejará una impresión errónea.

Aspectos a considerar antes de abrir una oficina satélite

Por supuesto, hay ciertas cosas que debe tener en cuenta antes de que se le ocurra la idea de abrir una oficina satélite para su negocio. Aquí hay algunos factores a considerar:

• Objetivos comerciales: si una buena ubicación de su negocio es importante para alcanzar los objetivos comerciales, definitivamente vale la pena considerar una oficina satélite.
• Ubicación: su principal motivación detrás de una oficina satélite puede ser dejar su huella en un área o país en particular. Incluso si la ubicación no es tan importante, debe explorar diferentes opciones, como diferentes vecindarios y sus costos.
• Accesibilidad: La facilidad con la que sus empleados pueden llegar a la oficina también juega un papel muy importante. Tiene un impacto directo en su productividad y satisfacción laboral general, los cuales contribuyen a la retención de empleados. Observe bien qué tipo de transporte utilizan principalmente sus empleados y si la oficina es compatible con dichos medios. Por ejemplo, si la mayoría de los empleados prefieren los automóviles, es posible que el transporte público no sea tan importante. Para los empleados que no disponen de automóvil, es de gran importancia disponer de una buena conexión de transporte público.
• Flexibilidad: este factor depende en gran medida del crecimiento actual de su negocio. Si su negocio está creciendo rápidamente, debe buscar arrendamientos flexibles en lugar de acuerdos que lo limiten a largo plazo. También puede buscar una oficina satélite donde pueda escalar hacia arriba y hacia abajo fácilmente, para que siempre pueda tener rápidamente el espacio de oficina que necesita en ese momento.
• Tecnología: cuando opera en múltiples ubicaciones, es importante que la infraestructura de Internet sea confiable y rápida. Esto permite que todos trabajen de manera rápida y eficiente. Los diferentes equipos necesitan comunicarse de forma remota entre sí de forma eficaz y, por supuesto, una conexión a Internet fiable es fundamental para ello. Por tanto, la oficina satélite deberá poder cumplir estos requisitos.

Conclusión

Una oficina satélite es una excelente alternativa para las organizaciones en desarrollo e incluso para las organizaciones que quieren crecer más pronto que tarde. Al igual que con cualquier elección comercial, debe sopesar los pros y los contras y lo que significaría tal movimiento para sus operaciones. Sin embargo, en un mundo post-COVID, las oficinas satélite satisfacen el distanciamiento social y puede ser justo lo que el mundo necesita para reanudar las operaciones de oficina.

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