Comment assurer la réussite d'une relocalisation d'entreprise ?

Le déménagement d'une entreprise exige sans aucun doute beaucoup de planification, de préparation et de cartons de déménagement. Chaque année, quelque 20 000 à 30 000 entreprises déménagent dans de nouveaux locaux. Un déménagement d'entreprise nécessite une bonne coordination et implique souvent beaucoup de temps et de stress. Mais comment assurer la réussite d'un déménagement d'entreprise ?  

Transport et stockage  

L'entreprise de déménagement doit être clairement informée de ce qui doit être déplacé et du moment où cela doit être fait. Il est utile d'établir un plan en collaboration avec l'entreprise de déménagement. Dans ce plan, il convient de préciser qui est responsable de quoi pendant le déménagement proprement dit. Vous pouvez penser ici à :  

• Qui va tout emballer et déballer  
• Combien de cartons de déménagement  
• Qui démonte et remonte les meubles  
• Établir un calendrier  
• Planifier des réunions intermédiaires pour discuter des progrès accomplis  

Communication  

Un déménagement peut avoir un impact important sur le temps de déplacement du personnel, ce qui signifie que tout le monde n'est pas satisfait. Des entretiens individuels peuvent être organisés afin de déterminer quelles sont les objections et qui acceptera ou non de partir. Il est important de fournir des mises à jour périodiques sur tous les tenants et aboutissants du déménagement. Cela peut se faire par le biais d'une lettre d'information, par exemple. Assurez-vous également que les employés ont une personne de contact à qui ils peuvent s'adresser pour toutes leurs idées, questions et commentaires.  

Il sera également nécessaire de communiquer avec toutes les relations internes et externes de l'entreprise au sujet du déménagement à venir, telles que :

• Transmission des changements d'adresse et de la date du déménagement ;  
• ajuster le papier à lettres et le faire imprimer ;  
• Nouvelles enveloppes ;  
• Adapter les publicités ;  
• Adapter l'emballage ;  
• Adapter la page de contact du site web ;  
• changer Google Maps  
• nouvelle signature e-mail (données n.a.w.)  
• les autorités fiscales ;  
• L'assurance doit être revue ;  
• en informant la banque.  

Aménagement et ameublement du nouveau bureau  

Avant que le déménagement n'ait lieu, le nouveau bureau doit être entièrement prêt à être utilisé. Les rénovations éventuelles devront donc être identifiées à un stade précoce et réalisées bien à l'avance. L'électricité fonctionne et a été testée de manière approfondie par notre propre personnel et/ou par du personnel externe. Les lignes téléphoniques et l'internet (sans fil) fonctionnent également comme il se doit. L'ensemble de l'installation TIC doit être prêt à l'emploi et avoir été testé de manière approfondie pour assurer une transition sans heurts.  

La disposition de l'inventaire est connue et est clairement écrite pour tous. Cette disposition est connue à la fois des déménageurs, des coordinateurs, des responsables et du personnel. Vous avez encore des doutes sur le coût des déménageurs ? 

Pendant le déménagement  

Veillez à ce que des coordinateurs soient présents dans l'ancien et le nouveau bureau ; ils serviront de point de contact pour toutes les parties et pourront s'assurer que tout le déménagement se déroule comme prévu.  

Toutes les pièces doivent être clairement codées. Tous les cartons de déménagement et autres stocks doivent être munis d'autocollants indiquant la codification et la destination correctes.  

Après le déménagement  

Vérifiez auprès de l'entreprise de déménagement que tous les travaux ont été effectués correctement. Il est très utile de laisser votre propre service technique libre pendant la première semaine pour effectuer et superviser les changements par la suite. Ils peuvent également placer ou accrocher des affiches, des panneaux, des tableaux et autres œuvres d'art.  

Bien que chaque déménagement vers un nouveau bureau soit personnalisé, le schéma ci-dessus constitue un bon point de départ pour planifier le déménagement.