Wie stellt man einen erfolgreichen Unternehmensumzug sicher?

Der Umzug eines Unternehmens erfordert zweifellos viel Planung, Vorbereitung und den Umzug von Kisten. Jährlich ziehen rund 20.000 bis 30.000 Unternehmen in neue Räumlichkeiten. Ein geschäftlicher Umzug erfordert eine gute Koordination und ist oft mit viel Zeit und Stress verbunden. Aber wie stellen Sie einen erfolgreichen Geschäftsumzug sicher? 

Transport und Lagerung 

Das Umzugsunternehmen muss klar darüber informiert werden, was und wann bewegt werden muss. Es ist sinnvoll, in Zusammenarbeit mit dem Umzugsunternehmen einen Plan zu erstellen. In diesem Plan sollte deutlich gemacht werden, wer bei der eigentlichen Entfernung für was verantwortlich ist. Hier können Sie sich vorstellen:

• Wer packt alles ein und aus? 
• Wie viele Umzugskartons?
• Wer zerlegt und wieder zusammenbaut, der die Möbel zerlegt und wieder zusammenbaut? 
• Erstellen Sie einen Zeitplan 
• Planen Sie Zwischensitzungen, um den Fortschritt zu besprechen  

Kommunikation 

Ein Umzug kann einen großen Einfluss auf die Reisezeit der Mitarbeiter haben, was bedeutet, dass nicht jeder darüber glücklich ist. Einzelne Interviews können durchgeführt werden, um festzustellen, was die Einwände sind und wer gehen wird und wer nicht. Es ist wichtig, regelmäßige Updates zu allen Besonderheiten des Umzugs bereitzustellen. Dies kann zum Beispiel über einen Newsletter erfolgen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Mitarbeiter einen Ansprechpartner haben, an den sie sich mit all ihren Ideen, Fragen und Kommentaren wenden können.

Es wird auch notwendig sein, mit allen internen und externen Beziehungen des Unternehmens über den bevorstehenden Umzug zu kommunizieren, wie z.B:

• Weitergabe von Adressänderungen und dem Datum des Umzugs; 
• Briefpapier anpassen und drucken lassen; 
• Neue Umschläge; 
• Anpassung der Werbung; 
• Anpassung der Verpackung; 
• Anpassung der Website-Kontaktseite; 
• Google Maps ändern 
• Neue E-Mail-Signatur (N.A.W.-Daten) 
• Steuerbehörden; 
• Die Versicherung muss überprüft werden; 
• Unterrichtung der Bank.

Raumaufteilung und Einrichtung des neuen Büros 

Bevor der eigentliche Umzug stattfindet, muss das neue Büro vollständig einsatzbereit sein. Etwaige Renovierungen müssen daher frühzeitig erkannt und weit im Voraus abgeschlossen werden. Der Strom funktioniert und wurde von unseren eigenen und / oder externen Mitarbeitern gründlich getestet. Die Telefonleitungen und das (drahtlose) Internet funktionieren auch so, wie sie sollten. Die gesamte IKT-Einrichtung muss einsatzbereit und umfassend getestet sein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. 

Das Layout des Inventars ist bekannt und für jedermann klar aufgeschrieben. Dieses Layout ist den Umzugsunternehmen, Koordinatoren, Managern und Mitarbeitern gleichermaßen bekannt. Haben Sie immer noch Zweifel an den Kosten von Umzugsunternehmen?

Während des Umzugs 

Stellen Sie sicher, dass die Koordinatoren sowohl im alten als auch im neuen Büro anwesend sind. Sie dienen als Ansprechpartner für alle Beteiligten und können sicherstellen, dass der gesamte Umzug wie geplant verläuft. 

Alle Räume sollten klar codiert sein. Alle Umzugskartons und anderes Inventar sollten Aufkleber mit der richtigen Codierung / dem richtigen Ziel haben.

Nach dem Umzug 

Erkundigen Sie sich bei der Umzugsfirma, ob alle Arbeiten korrekt ausgeführt wurden. Die eigene technische Abteilung in der ersten Woche frei zu halten, ist sehr nützlich, um nachträglich Änderungen vorzunehmen und zu überwachen. Sie können auch Poster, Schilder, Gemälde und andere Kunstwerke platzieren oder aufhängen. 

Obwohl jeder Umzug in ein neues Büro angepasst wird, ist die obige Blaupause ein guter Ausgangspunkt für die Planung des Umzugs.