Hoe zorg je voor een succesvolle bedrijfsverhuizing?

Verhuizen van een bedrijf vereist zonder twijfel veel planning, voorbereiding en verhuisdozen. Jaarlijks verhuizen zo’n 20.000 tot 30.000 bedrijven naar een nieuw pand. Een zakelijke verhuizing vraagt een goede coördinatie en daar komt vaak een hoop tijd en stress bij kijken of u nu verhuist binnen dezelfde stad of besluit te kiezen voor kantoorruimte in Amsterdam. Maar hoe zorg je voor een succesvolle bedrijfsverhuizing?

Vervoer en opslagruimte

Het verhuisbedrijf moet duidelijk worden geïnformeerd over wat en wanneer verhuist moet worden. Handig is om een draaiboek te maken in samenwerking met het verhuisbedrijf. In dit draaiboek moet duidelijk worden wie waarvoor verantwoordelijk is bij de feitelijke verhuizing. Hierbij kun je denken aan:

• Wie pakt alles in en uit
• Hoeveel verhuisdozen
• Wie demonteert en bouwt de inrichting weer op
• Tijdsplanning opstellen
• Plan tussentijdse meetings over de voortgang

Communicatie

Een verhuizing kan grote impact hebben op de reistijd van het personeel, waardoor lang niet iedereen hier blij mee is. Het voeren van individuele gesprekken om te inventariseren wat de bezwaren zijn en wie er wel en niet mee gaan kan bijdragen aan een soepele verhuizing voor de werknemers. Het is belangrijk te zorgen voor periodieke updates over al het reilen en zeilen wat betreft de verhuizing. Dit kan bijvoorbeeld via een nieuwsbrief. Zorg ook dat de medewerkers een contactpersoon hebben waar zij met al hun ideeën, vragen en opmerkingen terecht kunnen.

Er zal ook moeten worden gecommuniceerd met alle interne en externe relaties van het bedrijf over de aanstaande verhuizing, zoals bijvoorbeeld:

• adreswijzigingen en datum verhuizing doorgeven;
• briefpapier aanpassen en laten drukken;
• nieuwe enveloppen;
• advertenties aanpassen;
• verpakkingen aanpassen;
• website contact pagina aanpassen;
• Google Maps wijzigen
• nieuwe ondertekening e-mail (n.a.w. gegevens)
• belastingdienst;
• verzekeringen moeten opnieuw worden bekeken;
• informeren van de bank.

Indeling en inrichting van het nieuwe kantoor

Voordat de daadwerkelijke verhuizing plaatsvindt, zal het nieuwe kantoor helemaal klaar moeten zijn voor gebruik. Eventuele verbouwingen zullen dan ook in een vroeg stadium moeten worden onderkent en ruim van tevoren zijn afgerond. De elektra werkt en is grondig getest door eigen en/of extern personeel. Ook de telefoonlijnen en (draadloos) internet werken zoals het zou moeten. De gehele ICT voorziening moet klaar zijn voor gebruik en uitvoerig worden getest voor een soepele overgang.

De indeling waar alle inventaris moet komen is bekend en staat voor iedereen duidelijk op papier. Deze indeling is bekend bij zowel verhuizers, coördinatoren, leidinggevenden en personeel. Twijfel je nog over de kosten van verhuizers?

Tijdens de verhuizing

Zorg dat er coördinatoren op zowel het oude als nieuwe kantoor aanwezig zijn, zij dienen als vraagbaak voor alle partijen en kunnen zorgen dat de hele verhuizing verloopt zoals gepland.

Alle ruimten zullen duidelijk gecodeerd moeten zijn. Alle verhuisdozen en andere inventaris zullen stickers moeten hebben met de juiste codering/bestemming.

Na de verhuizing

Controleer samen met de verhuizer of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd. De eigen technische dienst de eerste week vrijhouden is erg handig om naderhand wijzigingen door te voeren en te begeleiden. Ook kunnen zij posters, borden, schilderijen en andere kunstwerken plaatsen of ophangen.

Hoewel iedere verhuizing naar nieuw kantoor natuurlijk maatwerk is, is de bovenstaande blauwdruk een goed uitgangspunt om de verhuizing te plannen