Die 1,5-Meter-Wirtschaft im Büro

Kürzlich kündigte Angela Merkel an, dass die neue 1,5-Meter-Gesellschaft lange dauern wird, um die Corona-Krise unter Kontrolle zu halten, bis es einen Impfstoff gibt. Dies hat Folgen für die gesamte Wirtschaft, und dies ist eine große Herausforderung für die Arbeitgeber. Viele Arbeitnehmer arbeiten derzeit so viel wie möglich zu Hause, auf den nachdrücklichen Rat der Regierung hin. Auf kurze Sicht ist dies eine gute und sichere Lösung. Aber längerfristig ist es natürlich wünschenswert, dass alle ins Büro gehen können, was auch die Produktivität erhöht. Wie stellen Sie als Unternehmen sicher, dass der Abstand von anderthalb Metern für Ihre Mitarbeiter richtig eingehalten wird? Wie machen Sie das Büro so coronafest wie möglich?

Der Weg zu Ihrem Arbeitsplatz

Wenn Sie das Gebäude betreten, müssen Sie natürlich auch Ihren Arbeitsplatz sicher erreichen können. So kann eine sehr begrenzte Anzahl von Personen gleichzeitig den Aufzug benutzen, bitte geben Sie dies am Eingang des Aufzugs an. Gesünder ist es, die Treppe zu nehmen, hier können Sie die Eineinhalb-Meter-Abstandsregel leichter einhalten. Allerdings bleibt der "Gegenverkehr" auf der Treppe oft eine Herausforderung.

Richten Sie Ihr Büro neu ein

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In den meisten Büros sind die Menschen in der Regel näher als 1,5 Meter beieinander. In der neuen Gesellschaft ist dies keine Option mehr und ein Mindestabstand von 1,5 Metern muss eingehalten werden. Ziehen Sie deshalb die Schreibtische auseinander und bilden Sie separate Blöcke. Achten Sie genau darauf, ob die Gehwege zu ihrem Arbeitsplatz den richtigen Abstand haben und wie die Internet- und Stromverkabelung verläuft.

Visuelle Anweisungen

Neben dem Abstand zwischen den Schreibtischen ist es wichtig, den Mitarbeitern den einzuhaltenden Abstand bewusst zu machen. Wir empfehlen daher, dies visuell darzustellen. Geben Sie mit Linien auf dem Boden an, wie groß der persönliche Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters ist. Lassen Sie dabei keine Zweifel oder Unklarheiten aufkommen. Sie können auch mit Pfeilen auf dem Boden arbeiten, die den Laufweg anzeigen. Auf diese Weise regen Sie den Einbahnverkehr an, so dass niemand Gefahr läuft, miteinander zu kollidieren.

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Verwenden Sie Trennwände oder Schreibtischbildschirme

Eine platzsparende Ergänzung zur Unterteilung Ihres Büros ist die Verwendung von handlichen Trennwänden. Dies kann in Form von Glas-Akustik-Trennwänden geschehen, die eine geschlossene Einheit bilden. Diese Wände lassen sich flexibel auf der Arbeitsfläche verschieben, je nach Wunsch des Augenblicks. Eine andere Möglichkeit ist ein Schreibtischschirm, den Sie zwischen zwei sich gegenüberliegende Schreibtische stellen. Neben der Tatsache, dass diese Bildschirme das Kontaminationsrisiko verringern, sind sie auch schallabsorbierend, was sich nach dieser Krise als nützlich erweisen kann.

Flexible Arbeitsplätze

Flexible Arbeitsplätze in Büros sind seit einiger Zeit sehr beliebt. Immer weniger Menschen haben einen festen Arbeitsplatz, und auch das Coworking wird immer beliebter. Wird Corona diesem Trend zu flexiblen Arbeitsplätzen in Büros ein Ende setzen? Zum Glück ist dies nicht notwendig, denn es gibt mehrere Möglichkeiten, auch diese Büros Coronafest zu machen. Es gibt intelligente Möglichkeiten, einen flexiblen Arbeitsplatz tagsüber zu dekontaminieren, so dass er von einem anderen Mitarbeiter sicher genutzt werden kann. Dies kann mit Hilfe von recycelbaren (Papier-)Tischsets geschehen, die die Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn auf den Schreibtisch legen. Alle Arbeitsmaterialien, vom Laptop und der Maus bis hin zu Gläsern und Tellern, werden auf diese Tischsets gelegt. Wenn der Mitarbeiter den Arbeitsplatz verlässt, wirft er das Tischset weg und reinigt den Tisch zur zusätzlichen Kontrolle. Extra-Tipp: Werben Sie für die Coronaregeln auf dem Tischset, eine zusätzliche Möglichkeit, um Ihren Mitarbeiter besonders aufmerksam zu halten!

Hygienische Maßnahmen

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Der praktischste, aber auch äußerst wichtige Ratschlag ist die Hygiene. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter die folgenden Hygienemaßnahmen kennen. Geben Sie jemandem die Verantwortung, zu überprüfen, ob diese eingehalten werden:

• Reinigen Sie die Türgriffe immer nach dem Gebrauch und zusätzlich viermal am Tag mit Reinigungsspray. Machen Sie einen Zeitplan dafür, der jedes Mal angekreuzt/geprüft werden muss.
• Stellen Sie sicher, dass an allen sanitären Einrichtungen stets Desinfektionsseife vorhanden ist und erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an häufiges Händewaschen. Richten Sie zum Beispiel eine "Handwasch"-Station an einer markanten Stelle im Büro ein.
• Stellen Sie sicher, dass ein ausreichender Vorrat an Desinfektionstüchern und Plastikhandschuhen vorhanden ist.
• Ersetzen Sie Handtücher durch Küchenpapier, das unmittelbar nach dem Gebrauch entsorgt wird.
• Stellen Sie Mundkappen bereit, für jeden, der besonders sicher arbeiten möchte.
• Reinigen Sie Ihre Maus, Tastatur und Ihr Smartphone mindestens zweimal täglich mit einem Desinfektionsreiniger.
• Betonen Sie noch einmal, wie wichtig es ist, an der Innenseite des Ellenbogens zu husten und zu niesen.

Schließen Sie beim Spülen den Toilettendeckel. Wenn Sie bei geöffnetem Deckel spülen, ist es möglich, dass Viruspartikel lange Zeit in der Luft schweben. Dieser WHO-Ratschlag gilt als ebenso wichtig wie z. B. das Niesen im Ellenbogen.

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Luftbehandlungs- und Klimaanlagen

Wir wissen, dass das Covid-19-Virus durch Niesen und Husten übertragen wird, durch Partikel, die für einige Zeit in der Luft bleiben. Es ist (noch) nicht geklärt, ob das Virus auch über die Luft übertragen wird. Gerade weil dies nicht ausgeschlossen werden kann, sind Vorsichtsmaßnahmen bezüglich der Luftzirkulation klug zu befolgen. Es gibt noch keine wissenschaftlich gesicherten Richtlinien, aber die Forschung wurde von Spezialisten wie der REHVA (Europäische Vereinigung für Lüftungs- und Klimaanlagen) durchgeführt. Die REHVA befürwortet verschiedene Vorsichtsmaßnahmen, die potenzielle Risiken reduzieren. Auf dieser Grundlage empfehlen wir Folgendes:

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• Der wichtigste Ratschlag lautet, die zentrale Luftumwälzung zu stoppen. Dies bedeutet, dass es eine Rezirkulation der Raumluft gibt. Infolgedessen können Viruspartikel in den Luftauslässen wieder in den Raum gelangen. Um dies zu verhindern, müssen die Umluftbereiche von der Gebäudeleittechnik oder manuell geschlossen werden.
• Dieser Rat gilt auch für dezentrale Umluftsysteme wie Induktionsgeräte und Gebläsekonvektoren. Wo keine Frischluft eingeblasen und schmutzige Luft abgesaugt wird, sollten Sie vorsichtiger sein. Wenn das System keine Lüftungsfunktion hat und nur dazu dient, die Temperatur im Raum (warm/kalt) zu bestimmen, ist es ratsam, diese Systeme auszuschalten.
• Verfügt Ihr Büro über ein Belüftungssystem? Wenn ja, stellen Sie sicher, dass sie so lange wie möglich eingeschaltet ist, damit sie gut belüftet wird. Am besten ist es, sie 24 Stunden lang auf der höchsten Einstellung zu belassen. Dies ist wichtig, um so viel neue Luftzufuhr von außen wie möglich zu erhalten. Wenn Sie kein System haben, öffnen Sie die Fenster für fünfzehn Minuten, bevor Ihre Mitarbeiter ankommen, und lassen Sie so viel Raumluft wie möglich einströmen.
• Suchen Sie nach guten Luftreinigern. Luftreiniger mit einem so genannten HEPA-Filter tun dasselbe wie ein Lüftungssystem. Sie benötigen jedoch mehrere von ihnen, um mit ihnen den gesamten Raum zu reinigen.
• Wenn Ihr Büro noch keine Klimaanlage hat, ist es ratsam, sie zu kaufen. Moderne Klimaanlagen enthalten Filter und eine spezielle Luftreinigungsfunktion. Diese Filter entfernen Pollen, Schadstoffe, Bakterien und andere Schadstoffe wie Viruspartikel aus der Luft. Selbst wenn die Klimaanlage keine spezielle Luftreinigungsfunktion hat, wird die Luft im Büro sauberer sein.

Firmenessen während Covid-19

Viele Unternehmen bieten ein Mittagessen während der vom Arbeitgeber arrangierten Pause an. Sitzungen in großen Gruppen sind jedoch nicht mehr möglich. Welche Möglichkeiten gibt es also, auch das Firmenmittagessen coronafest zu machen? Die offensichtlichste Antwort ist, sich für Schichten zu entscheiden. Lassen Sie die Mitarbeiter in kleinen Gruppen zu Mittag essen, und stellen Sie sicher, dass der Mittagstisch genügend Platz bietet, um den Abstand von 1,5 Metern einzuhalten. Auch hier müssen die Gehwege und Hygienevorschriften eingehalten werden. Verwenden Sie Einwegteller und -tassen und lassen Sie jemanden überprüfen, ob Tisch und Stühle nach einer Mittagsschicht gereinigt werden.

Büromaterial

Es wird dringend empfohlen, Büromaterial mehrmals täglich zu reinigen oder zu desinfizieren. Achten Sie aber auch darauf, dass die Mitarbeiter Maus, Tastatur, Headset und andere Arbeitsmittel für sich behalten. Dies kann z.B. durch Aufkleber auf den Büromaterialien geschehen, damit alles gut voneinander getrennt ist.

Sitzungen erleichtern

Bis Corona waren Treffen mit 10 Personen an einem Tisch einfach. Die meisten Besprechungsräume bieten jedoch nicht genug Platz, um die Distanz zu wahren. Statt 10 Mitarbeiter werden nur wenige Personen in einen Raum passen. Deshalb ist es wichtig, dass die Mitarbeiter von einem anderen Raum aus an der Sitzung teilnehmen können und dass diese reibungslos abläuft. Um dies zu erleichtern, gibt es genügend Möglichkeiten, die bereits in der derzeitigen Krise häufig genutzt wurden. Denken Sie an Microsoft Teams oder Zoom. Verschiedene Teilnehmer können nach wie vor von ihrem Arbeitsplatz oder von einem anderen Ort im Büro an der Besprechung teilnehmen. Investieren Sie darin, damit Sie für eine Zukunft gerüstet sind, in der die 1,5 Meter im Büro noch einige Zeit weitergehen werden.

Zusätzliche Büroräume mieten

Es ist nicht möglich, die 1,5-Meter-Distanzregel in jedem Büro anzuwenden. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Raum es nicht erlaubt, Schreibtische zu verteilen. In diesem Fall gibt es alternative Möglichkeiten, mit denen Sie trotzdem eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung gewährleisten können. Die erste Möglichkeit besteht darin, zusätzliche Büroräume von Ihrem derzeitigen Vermieter zu mieten. Auf diese Weise halten Sie das Team am gleichen Standort und wenden die Eineinhalb-Meter-Regel an.

Teilen Sie das Team in Schichten ein

Natürlich ist die Anmietung zusätzlicher Räumlichkeiten auch mit zusätzlichen Kosten verbunden. Eine Option, die bereits von vielen Unternehmen integriert wird, ist die Aufteilung des Teams in Schichten. Weniger Leute kommen gleichzeitig ins Büro, so dass die Mitarbeiter mehr Platz im Büro haben. Die andere Hälfte arbeitet von zu Hause aus. Es ist gut, diesen Zeitplan auf wöchentlicher Basis anzupassen, so dass jeder die Möglichkeit hat, wieder ins Büro zu kommen.

Umzug des Teams zu Plug and Play

Sie können sich auch dafür entscheiden, einen Teil des Teams nicht von zu Hause aus arbeiten zu lassen, sondern an einen flexiblen Arbeitsort zu ziehen. Dieser Umzug könnte in Business Center erfolgen, wo Ihre Mitarbeiter nur einen Laptop mitbringen müssen und sofort mit der Arbeit beginnen können. Dies ist besonders nützlich, da diese Mieten flexibel sind. Sobald sich die Zeiten wieder ändern, können Sie sofort wechseln und die temporären Büroräume wieder loswerden.

Lassen Sie sich von Flexas.com beraten

Jedes Unternehmen ist anders und kann nach dieser Krise anders aussehen. Deshalb ist eine maßgeschneiderte Lösung erforderlich. Es kann eine große Erleichterung sein, einen Büroraumspezialisten wie Flexas.com zu engagieren, der Sie in Ihrer persönlichen Situation berät. Auf diese Weise können Sie schnell eine Bestandsaufnahme Ihres möglichen Büroproblems vornehmen und nach der besten Lösung für Ihr Unternehmen suchen.

Wie viele m² Bürofläche brauche ich pro Arbeitsplatz?

Flexas.com arbeitet mit einem selbstentwickelten Tool, mit dem Sie ganz einfach berechnen können, wie viel Fläche in Quadratmetern Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Es enthält die Standards, die erforderlich sind, um den Mitarbeitern einen gesunden Arbeitsplatz zu bieten. Speziell für die neue 1,5-Meter-Wirtschaft haben wir dieses Tool an die Covid-19-Richtlinie angepasst: 'extra breit'. Mit diesem Rechner können Sie berechnen, wie viele Quadratmeter Sie benötigen, um Ihr Unternehmen auf die neue 1,5-Meter-Wirtschaft vorzubereiten.