Richtlijnen op kantoor tijdens Corona en de 1,5-meter-economie

Onlangs kondigde Minister-president Mark Rutte aan dat de nieuwe 1,5-meter samenleving nog lang gaat duren, om zo de coronacrisis onder controle te krijgen tot er een vaccin is. Dit heeft consequenties voor de hele economie, en dit is een grote uitdaging voor werkgevers. Veel medewerkers werken momenteel, op sterk aanraden van de overheid, nog zo veel mogelijk thuis. Op de korte termijn is dit een goede en veilige oplossing. Maar op de langere termijn is het natuurlijk gewenst dat iedereen naar kantoor kan, waardoor tevens de productiviteit weer omhooggaat. Hoe zorg je er als bedrijf voor dat de anderhalve meter afstand voor jouw werknemers goed wordt gehandhaafd? Hoe maak je je kantoor zoveel mogelijk Corona proof?

De weg naar je werkplek

Bij het betreden van het gebouw moet je natuurlijk ook op een veilige manier je werkplek kunnen bereiken. Een zeer beperkt aantal mensen kan dus maar tegelijk de lift gebruiken, geef dit aan bij de ingang van de lift. Een gezondere manier is om de trap te nemen, hier kan je makkelijker de anderhalve meter afstand regel in acht nemen. Al blijven ‘tegenliggers’ op de trap vaak wel een uitdaging.

Zorg voor een herindeling op kantoor en houd 1,5 meter afstand

Image

In de meeste kantoren zitten mensen normaal dichter op elkaar dan 1,5 meter. In de nieuwe samenleving is dit geen optie meer en moet er een minimaal 1,5 meter afstand gehandhaafd worden. Trek daarom de bureaus uit elkaar en maak losse blokken. Let hierbij goed op of de looproutes naar hun werkplek ook de juiste afstand hebben en hoe de internet- en stroombekabeling loopt.

Visuele aanwijzingen

Naast de afstand tussen bureaus, is het belangrijk dat je medewerkers bewust maakt van de te behouden afstand. Wij raden daarom aan om dit visueel te laten zien. Geef met lijnen op de vloer aan hoe groot de persoonlijke werkruimte is van iedereen. Laat hier geen twijfel of onduidelijkheid over bestaan. Je kunt ook werken met pijlen op de grond, die aangeven hoe de looproute is. Op deze manier stimuleer je eenrichtingsverkeer waardoor niemand het risico loopt tegen elkaar op te botsen.

Image

Wij maken gebruik van een rechte lijn tape in ons kantoor. Wij hebben dit al bij verschillende kantoren in Amsterdam gezien.

Gebruik scheidingswanden of bureauschermen

Een ruimtebesparende toevoeging om je kantoor op te splitsen is door het gebruik van handige tussenwanden. Dit kan in de vorm van glazen akoestische scheidingswanden die een afgesloten unit vormen. Deze wanden zijn flexibel om te verplaatsen op de werkvloer, afhankelijk van de wensen van het moment. Een andere optie is een bureauscherm dat je tussen twee bureaus plaatst die tegenover elkaar staan. Naast het feit dat deze schermen de besmettingskans verminderen, zijn ze ook geluiddempend, iets wat wellicht ook nog van pas komt na deze crisis.

Flexibele werkplekken

Flexibele werkplekken binnen kantoren zijn al langere tijd enorm populair. Steeds minder mensen hebben een vaste werkplek en daarnaast wordt coworking ook steeds populairder. Maakt corona een einde aan deze trend van flexibele werkplekken binnen kantoren? Dat hoeft gelukkig niet want er zijn meerdere manieren om ook deze kantoren corona proof te maken. Er zijn slimme manieren om een flexibele werkplek gedurende de dag te ontsmetten, zodat deze weer veilig door een andere medewerker gebruikt kan worden. Dit kan o.a. door middel van recyclebare (papieren) placemats, welke medewerkers neerleggen op het bureau voordat ze beginnen met werken. Hierop worden alle werkmaterialen, van laptop en muis tot glazen en borden neergezet. Wanneer de medewerker de werkplek verlaat, gooit hij de placemat weg en reinigt ter extra controle nog even de tafel. Extra tip: promoot de corona regels op de placemat, een extra mogelijkheid om je medewerker extra alert te houden!

Hygiënische maatregelen

Image

De meest praktische, maar ook ontzettend belangrijke adviezen, zijn die rondom hygiëne. Zorg dat al jouw medewerkers op de hoogte zijn van de volgende hygiënemaatregelen. Geef iemand de verantwoordelijkheid om te controleren of deze worden nageleefd:

• Reinig deurklinken altijd na gebruik en daarnaast ook nog vier keer extra per dag met reinigingsspray. Maak hiervoor een tijdschema dat per keer moet worden afgetekend.
• Zorg dat er altijd desinfecterende zeep op alle sanitaire voorzieningen aanwezig is en herinner je medewerkers aan het veelvuldig handenwassen. Richt bijvoorbeeld een ‘hand wash’ station in op een prominente plek op kantoor.
• Zorg dat er voldoende voorraad aan desinfecterende doekjes en plastic handschoentjes aanwezig is.
• Vervang handdoeken door keukenpapier, dat direct na gebruik wordt weggegooid.
• Zorg voor mondkapjes, voor iedereen die graag extra veilig wil werken op de werkvloer.
• Maak je muis, toetsenbord en smartphone minimaal twee keer per dag schoon met een desinfecterend schoonmaakmiddel.
• Benadruk nogmaals hoe belangrijk het is om te hoesten en niezen in de binnenkant van je elleboog.
• Doe de wc-deksel dicht bij het doortrekken. Wanneer je doortrekt met de deksel geopend, is het mogelijk dat virusdeeltjes een lange tijd in de lucht blijven zweven. Dit advies van WHO wordt als net zo belangrijk gezien als bijvoorbeeld het niezen in de elleboog.

Image

Luchtbehandelings- en klimaatbeheersingssystemen

We weten dat het Covid-19 virus wordt overgedragen door niezen en hoesten, door deeltjes die enige tijd in de lucht blijven hangen. Het is (nog) niet vastgesteld of het virus ook door de lucht wordt overgedragen. Juist omdat dit niet uit te sluiten is, zijn voorzorgsmaatregelen wat betreft luchtcirculatie slim om op te volgen. Er zijn nog geen wetenschappelijk bewezen richtlijnen, maar er is wel onderzoek gedaan door specialisten zoals de REHVA (de Europese vereniging voor ventilatie- en luchtbehandelingssystemen). De REHVA pleit voor enkele voorzorgsmaatregelen die mogelijke risico’s beperken. Op basis hiervan raden wij het volgende aan:

Image

• Het belangrijkste advies dat wordt gegeven is het stoppen van centrale luchtrecirculatie. Dit betekent dat er sprake is van recirculatie van de binnenlucht. Hierdoor kunnen virusdeeltjes in luchtafvoerkanalen opnieuw in de ruimte terechtkomen. Om dit te voorkomen moeten de recirculatiesecties worden gesloten vanuit het gebouwbeheersysteem, of handmatig.
• Dit advies geldt ook voor decentrale recirculatiesystemen zoals inductie-units en fancoil-units. Waar geen frisse lucht naar binnen wordt geblazen en vuile lucht wordt afgezogen, dien je voorzichtiger te zijn. Indien het systeem geen functie van ventileren heeft en uitsluitend dient voor het bepalen van de temperatuur in de ruimte (warm/koud), is het advies om deze systemen uit te zetten.
• Heeft jouw kantoor een luchtventilatiesysteem? Zorg dan dat deze zo lang mogelijk aan staat, zodat er goed wordt geventileerd. Het beste is 24 uur lang op de hoogste stand. Dit is belangrijk om zo veel mogelijk nieuwe luchttoevoer van buitenaf te krijgen. Heb je geen systeem, zet dan de ramen een kwartier open voordat je medewerkers komen en laat de ruimte zoveel mogelijk luchten.
• Doe onderzoek naar goede luchtreinigers. Luchtreinigers met een zogeheten HEPA-filter doen hetzelfde als een ventilatiesysteem. Je hebt er alleen wel meerdere van nodig om de gehele ruimte hiermee te reinigen.
• Indien jouw kantoor nog geen airconditioning heeft, is het slim om deze toch aan te schaffen. Moderne airco’s bevatten namelijk filters en een speciale luchtzuiveringsfunctie. Deze filters verwijderen pollen, schadelijks stoffen, bacteriën en andere vervuiling zoals virusdeeltjes uit de lucht. Ook wanneer de airco geen speciale luchtzuiveringsfunctie heeft, wordt de lucht in kantoor toch schoner.

Bedrijfslunch tijdens Covid-19

Veel bedrijven bieden tijdens de pauze een lunch aan geregeld door de werkgever. Het bijeenkomen in grote groepen is echter niet meer mogelijk, dus wat zijn de mogelijkheden om ook de bedrijfslunch corona proof te maken? Het meest voor de hand liggende antwoord is te kiezen voor shifts. Laat medewerkers in kleine(re) groepjes lunchen, en zorg dat de lunchtafel genoeg ruimte biedt om de 1,5 meter afstand te bewaren. Ook hier moeten de looproutes en hygiëneregels gehandhaafd worden. Gebruik wegwerp borden en bekers, en laat iemand controleren dat tafel en stoelen worden afgenomen na een lunch shift.

Kantoorartikelen scheiden

Het schoonmaken of enkele keren per dag desinfecteren van kantoorartikelen is sterk aan te raden. Maar zorg hiernaast ook dat medewerkers hun muis, toetsenbord, headset en overige werkartikelen voor zichzelf houden. Dit kan door bijvoorbeeld stickertjes op de kantoorartikelen te plakken zodat alles goed uit elkaar wordt gehouden.

Vergaderingen faciliteren

Vergaderen ging tot voor corona gemakkelijk met 10 man rond een tafel. De meeste vergaderzalen zullen echter niet genoeg ruimte bieden om de afstand te bewaren. In plaats van 10 medewerkers passen er nu maar enkele personen in een ruimte. Hierdoor wordt het belangrijk dat medewerkers vanuit een andere ruimte toch kunnen deelnemen aan het overleg en dat dit vlekkeloos verloopt. Om dit te faciliteren zijn er voldoende mogelijkheden die tijdens de huidige crises al veelvuldig gebruikt zijn. Te denken valt aan Microsoft Teams of Zoom. Verschillende deelnemers kunnen dan vanaf hun werkplek of ergens anders in kantoor toch de meeting bijwonen. Investeer hierin zodat je voorbereid bent op een toekomst waarin de 1,5 meter op kantoor nog een tijd zal voortduren.

Huur een extra kantoorruimte

Niet op elk kantoor is het mogelijk om de 1,5 meter afstand regel toe te passen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de ruimte het niet toelaat om bureaus te spreiden. In dit geval zijn er alternatieve opties waarmee je toch kan zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. De eerste optie is om extra kantoorruimte te huren bij jouw huidige verhuurder. Op deze manier houd je het team wel op dezelfde locatie én pas je de anderhalve meter regel toe.

Team opdelen in shifts

Extra ruimte huren brengt natuurlijk ook bijkomende kosten met zich mee. Een optie die al door veel bedrijven wordt geïntegreerd, is het verdelen van het team in ploegen. Er komen minder mensen tegelijk naar kantoor, zodat de medewerkers op kantoor meer ruimte hebben. De andere helft werkt vanuit huis. Het is goed om dit schema wekelijks aan te passen, zodat iedereen de gelegenheid krijgt om weer naar kantoor te komen.

Verhuizing team naar plug and play

Je kunt er ook voor kiezen om een deel van het team niet vanuit huis te laten werken, maar te verhuizen naar een flexibele werklocatie. Deze verhuizing kan bijvoorbeeld zijn naar business centers, waar je medewerkers alleen maar een laptop mee hoeven te nemen en direct aan het werk kunnen. Dit is vooral handig omdat deze huurcontracten flexibel zijn. Zodra tijden weer veranderen kan er direct geschakeld worden en de tijdelijke kantoorruimte weer van de hand worden gedaan.

Laat je adviseren door Flexas.com

Elk bedrijf is anders en gaat er na deze crisis wellicht ook anders uitzien. Daarom is een oplossing op maat gewenst. Het kan jou enorm ontzorgen om een kantoorruimtespecialist zoals Flexas.com in te schakelen om je te adviseren over jouw persoonlijke situatie. Hierdoor kan jouw mogelijke huisvestingsprobleem snel worden geïnventariseerd en gezocht worden naar de beste oplossing voor jouw bedrijf.

Hoeveel personen per m2 tijdens corona op kantoor?

Flexas.com werkt met een zelf ontwikkelde tool, waarmee je gemakkelijk berekent hoeveel mensen je in een ruimte veilig kan laten werken. Hierin worden de normen meegenomen die nodig zijn om werknemers een gezonde werkplek te bieden. Wij hebben onze tool aangepast aan de Covid-19 richtlijnen, zodat ondernemers hun kantoor kunnen inrichten en er onderling 1,5 meter afstand kan worden gehouden. Gebruik hiervoor de optie: ‘extra wide’. Deze calculator is dus bij uitstek geschikt om te berekenen hoeveel vierkante meter je nodig hebt om jouw bedrijf klaar te stomen voor de anderhalve meter economie.