Welke ruimtes heb je nodig in jouw kantoor?

In jouw zoektocht naar het juiste kantoor voor jouw bedrijf moet je vooraf nagaan welke ruimtes je in het kantoor nodig hebt. Als jouw medewerkers mobiel gaan werken, kun je ervoor kiezen het aantal werkplekken te verminderen. Met behulp van een uitgebreide analyse bepaal je hoeveel werkplekken van welk soort je nodig hebt bij het nieuwe werken.

Inrichting van de ruimtes

Wil je de kantoorruimte optimaal inrichten voor mobiel werken, dan zul je als werkgever moeten investeren in de inrichting van de ruimtes. De functie van kantoor verandert in een ontmoetingsplek. Schenk daarom meer aandacht aan de inrichting van bijvoorbeeld een teamkamer, vergaderruimte, loungeplek en brainstormruimte. 

Deze kosten zijn hoger dan de kosten van het inrichten van een traditioneel kantoor, maar de investeringen betalen zich op de lange termijn terug. Veel moderne kantoren zien eruit alsof er veel geld in is geïnvesteerd. Dit zie je vooral in steden als Amsterdam, Rotterdam of Utrecht. In de praktijk besparen deze bedrijven kosten op werkplekken, omdat er minder functionele werkplekken zijn (bureau's met apparatuur) en meer ontmoetingsplekken. Op die manier zijn ze goedkoper dan traditionele kantoren met hetzelfde aantal medewerkers.

Bespaar kosten

Over het algemeen kun je het aantal werkplekken met 10-30% terugdringen als je mobiel werken invoert. Een werkplek kost gemiddeld €10.000-€11.000 per jaar, dus als je het slim aanpakt kun je een hoop kosten besparen. Je zult echter wel moeten investeren in ICT, zoals een draadloos netwerk, laptops, smartphones, digitale archiveren en videoconferencing.

Maak een plan

Voor bedrijven vanaf dertig werknemers is het raadzaam om een 'plekkenplan' te maken. Door middel van een uitgebreide analyse bepaal je welke functionaliteiten je nodig hebt en wat de bezettingsgraad van je kantoor is. Per afdeling bekijk je hoe vaak je werknemers binnen zijn, welke taken uitgevoerd worden en welke functionaliteiten gewenst zijn. Vervolgens bepaal je hoeveel en welke werkplekken je nodig hebt. Daarna bekijk je hoeveel vierkante meters je nodig hebt. Aan de hand van deze informatie kun je beginnen met de (her)inrichting van je kantoor. 

Kleinere bedrijven kunnen volstaan met een minder uitgebreide analyse.

Bedrijfscultuur

De (he)rinrichting is mede afhankelijk van de bedrijfscultuur. Daarom is het belangrijk dat de werknemers betrokken worden bij de besluitvorming. Inventariseer hoe ze werken en hoe ze willen werken.

Voor welke organisaties aantrekkelijk?

Het inrichten van de werkruimte om mobiel werken te stimuleren is met name interessant voor organisaties met meer dan tien werknemers. Kennisorganisaties (zakelijke dienstverlening), waarbij relatief veel werknemers buiten de deur werken (bijvoorbeeld adviseurs, consultants, accountants) hebben baat bij mobiel werken en de inrichting van de kantooromgeving met verschillende ruimtes.

Wil jij advies over het inrichten van je kantoor? Vraag het aan onze kantoorruimte-specialisten!

Gerelateerde artikelen:

Hoe krijg ik een groen en duurzaam kantoor?

De verrassende effecten van kleurgebruik in een kantoorruimte

Het effect van een kantoorruimte wordt vaak onderschat