5 conseils pour économiser les coûts de votre espace de bureau

Votre bureau est le bon endroit où commencer si vous cherchez des méthodes pour réduire vos coûts et économiser de l'argent tout en naviguant en ces temps difficiles et incertains. Après les frais de personnel, les frais de logement constituent généralement la plus grosse dépense d'une entreprise. En effet, la location d'un espace de bureau est un investissement important, mais elle ne doit pas forcément coûter une fortune chaque mois. Voici 4 conseils d'experts pour économiser beaucoup d'argent lors de la location d'un espace de bureau.  

1. Choisissez un emplacement juste à l'extérieur du périphérique ou au moins à l'extérieur du centre-ville 

Cela peut sembler évident, mais c'est pourtant essentiel à prendre en compte. Il faut donc toujours se demander si la location d'un espace de bureau dans le centre-ville en vaut la peine en termes de coûts de location. Il y a un certain nombre de questions à garder à l'esprit :  

• Comment vous et vos collègues vous rendez-vous au bureau ? En transports publics ? Recherchez un emplacement proche des transports publics ! À Levallois-Perret, par exemple, tous les trains de la ligne L s'arrêtent à la gare de Clichy-Levallois et rejoignent Paris en moins de 10 minutes. C'est un quartier de plus en plus branché et, en termes de loyer qui est beaucoup moins cher que le centre-ville de Paris.  
• Vous venez en voiture ? Envisagez un emplacement près du périphérique ! Un bon exemple est Boulogne-Billancourt, un emplacement juste à l'extérieur du périphérique de Paris est un peu moins cher que les bureaux se trouvant dans Paris intra-muros. 

2. Tirez le meilleur parti des mètres carrés  

Réfléchissez bien à l'espace dont vous avez réellement besoin, afin de ne pas louer des mètres carrés que vous n'utiliserez pas. Les entreprises qui recherchent 100 m2 pour quatre personnes sont tout sauf l'exception. Vous devez vous poser les questions suivantes. 30 m2 suffiront-ils ? De combien de mètres carrés de bureaux avons-nous besoin ? 10 mètres carrés peuvent accueillir un bureau, une chaise de bureau, un classeur, une poubelle et une plante. En bref, un espace suffisant pour une personne. En fonction de la liberté de mouvement que vous souhaitez, 7 mètres carrés peuvent aussi suffire.   

Déterminez également s'il est judicieux de louer votre propre salle de réunion. De nombreux propriétaires vous accorderont un certain nombre de crédits par mois avec lesquels vous pourrez utiliser les salles de réunion générales. Il s'agit d'une option intelligente qui peut vous faire économiser environ 500 euros par mois. Pour les petits entrepreneurs ou les freelances, un lieu de coworking peut être idéal. Un poste de travail dans ces espaces ouverts peut parfois être 50 % moins cher qu'un poste de travail dans votre propre bureau. Avec les espaces de travail flexibles, vous louez un poste de travail dans un espace partagé et pouvez utiliser les équipements disponibles tels qu'internet, le mobilier de bureau et le café et le thé.  

3. Moins de flexibilité  

La flexibilité est très agréable pour vous en tant que locataire, mais le propriétaire répercute cette incertitude sur le coût des loyers. Dans ce cas, l'astuce consiste à trouver le meilleur équilibre entre la flexibilité et les coûts de location. La durée de la location a ici une grande influence. Posez-vous ces deux questions :  

1 : Quelle est la probabilité que vous quittiez votre bureau actuel dans les deux ou trois ans ?   

Cette probabilité est-elle faible ? Dans ce cas, n'optez pas pour une flexibilité inutile. Plus le bail est flexible, plus le loyer est élevé. Y a-t-il une forte probabilité que vous déménagiez dans les trois ans ? Alors considérez que dans ce cas, un bail d'un an est généralement l'optimum entre le loyer le plus bas et le plus de flexibilité.  

2 : Préférez-vous opter pour le loyer mensuel le plus bas ou le prix total le plus bas sur une période donnée ?  

En tant que locataire, gardez à l'esprit que les propriétaires n'aiment pas baisser le loyer. Cela met à mal les modèles de calcul utilisés par les propriétaires dans le monde de l'immobilier. L'alternative intelligente consiste à obtenir un ou deux mois sans loyer sur la base d'une année de loyer. Quelque chose que de nombreux propriétaires sont heureux de faire. Le résultat ? Une économie de 8 à 16 % sur le total des frais de location annuels. 

Pour les (plus) grandes entreprises, il est également judicieux d'examiner les éventuels investissements supplémentaires à réaliser. Un bail de cinq ans signifie généralement que le propriétaire investit également dans la rénovation de votre nouveau bureau, ce que l'on appelle une contribution d'investissement. Ces coûts peuvent parfois atteindre des milliers d'euros, mais ils peuvent être répartis sur plusieurs périodes de location (y compris la période de location des éventuels locataires après vous).  

4. Un prix de location incluant des services supplémentaires (full service)  

Vérifiez quels coûts sont inclus et lesquels ne le sont pas. S'agit-il d'un loyer global ou de mètres carrés nus ? Examinez attentivement la structure du loyer. Qu'est-ce qui est inclus et qu'est-ce qui ne l'est pas ? De plus en plus souvent, le loyer est un loyer "tout compris". Cela signifie que le loyer comprend le gaz, l'eau, l'électricité, les frais de téléphone et d'Internet, mais aussi les frais de parking et de réunion. Même le café et le déjeuner sont souvent inclus. Vous devez donc toujours garder ces coûts supplémentaires à l'esprit et ne pas vous laisser attirer par des prix de location bas qui ne comprennent souvent que le loyer brut.  

5. Évitez de vous ruiner sur les meubles et faites un choix durable 

Devez-vous absolument acheter du mobilier pour votre nouveau bureau ? Souvent, vous pouvez louer du mobilier pour seulement 50 € par mois. Ce mobilier est ensuite inclus dans le prix de la location. En outre, un bon point de négociation est "Je voudrais louer ici mais vous devez me faire une réduction sur le mobilier de bureau". En effet, le propriétaire préfère recevoir le loyer initial, mais il est souvent prêt à donner le mobilier à titre d'incitation.  

Les prix "tout compris" sont de plus en plus courants. Bien sûr, vous payez un prix de location plus élevé, mais le coût total de possession peut être considérablement réduit.  

Pour conclure, on peut dire qu'il existe de nombreuses façons de réduire les coûts de bureau, ce qui nécessite de prendre d’importantes décisions et parfois de faire des compromis, mais cela ne doit pas nécessairement être un processus désagréable ou qui a un impact drastique sur votre stratégie. Après avoir passé en revue les différents conseils pour économiser de l'argent sur la location de bureaux, vous pourrez décider de l'emplacement, de la taille du bureau et du contrat de location qui optimisera vos coûts et répondra le mieux aux besoins de votre entreprise. Chez Flexas, nous sommes là pour vous aider dans ce processus. N'hésitez pas à contacter l'un de nos spécialistes en bureaux, ils sont là pour vous guider et trouver les meilleures solutions pour vous.