Tips om kosten te besparen op je kantoorruimte

Na personeelskosten zijn huisvestingskosten waarschijnlijk de grootste kostenpost van jouw bedrijf. 4 tips waarmee je flink geld kan besparen bij het huren van kantoorruimte.

Kies voor een locatie net buiten de ring of tenminste buiten het centrum

Het ligt voor de hand, maar toch: gemeentes als Amstelveen en Capelle zijn goedkoper dan Amsterdam en Rotterdam. Zowel in Amsterdam als in Rotterdam zien we veel bedrijven die kantoorruimte willen huren in het centrum van de stad, maar daarvoor niet het budget hebben. Dat is niet erg maar vraag jezelf af of het qua huurkosten wel verantwoord is om in het centrum van de stad kantoorruimte te huren. Stel jezelf daarbij een aantal vragen, zoals:

Hoe reizen jij en je collega’s naar kantoor? Per openbaar vervoer? Kijk naar een OV-locatie! In Rotterdam bijvoorbeeld, stoppen alle Intercity’s ook op station Rotterdam Alexander. Overigens een gebied dat steeds hipper wordt, maar qua huurprijs veel voordeliger is dan het centrum van de stad.

Per auto? Overweeg een snelweglocatie! Een mooi voorbeeld is Amsterdam, een snelweglocatie (net) buiten de Ring van Amsterdam, is al snel tot 25% goedkoper dan (net) binnen de Ring. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld Amsterdam Sloterdijk. 

Haal het maximale uit de vierkante meters

Denk goed na over hoeveel ruimte je echt nodig hebt, zodat je geen vierkante meters huurt die je niet benut. Bedrijven die 100 m2 zoeken voor vier personen zijn alles behalve een uitzondering. Volstaat 30 m2 ook? Hoeveel vierkante meter kantoorruimte heb je nodig? Op tien vierkante meter past een bureau, bureaustoel, archiefkast, prullenbak en plant. Kortom, genoeg ruimte voor één persoon. Afhankelijk van de hoeveelheid bewegingsvrijheid die je wenst, kan 7 m2 al voldoende zijn. 

Bepaal ook of het verstandig is om een eigen vergaderruimte te huren. Bij veel verhuurders krijg je een aantal credits per maand waarmee je gebruik kunt maken van de algemene vergaderruimten. Een slimme optie, waarmee je zomaar 500 euro per maand bespaart. Voor kleine ondernemers of zzp’er kan een coworking locatie ideaal zijn. Een werkplek in zo'n (vaak) open ruimte kan soms al 50 procent goedkoper zijn dan een werkplek in je eigen kantoor. Je huurt een werkplek in een gedeelte ruimte en maakt met zn alle gebruik van de aanwezige faciliteiten als internet, kantoormeubilair en koffie en thee.

Minder flexibiliteit

Flexibiliteit is voor jou als huurder erg prettig, maar de verhuurder berekent die onzekerheid door in hogere huurlasten. De kunst is om de beste balans te vinden tussen flexibiliteit en huurkosten. De huurtermijn is hierbij van grote invloed. Stel jezelf deze 2 vragen:

1: Hoe groot is de kans dat je binnen twee of drie jaar je huidige kantoor weer verlaat? 

Is die kans klein? Kies dan niet voor onnodige flexibiliteit. Des te flexibeler het huurcontract, des te hoger de huurprijs. Is de kans dan je binnen drie jaar verhuist aanmerkelijk? Bedenk dan dat in dit geval een éénjarige huurtermijn meestal het optimum is tussen de laagste huurprijs en de meeste flexibiliteit.

2: Ga je voor de laagste maandelijkse huurprijs of de laagste totaalprijs over een periode?

Houd er als huurder rekening mee dat een verhuurder niet graag de huurprijs laat zakken. Dat doet namelijk afbreuk aan de rekenmodellen die in de vastgoedwereld door verhuurders worden gebruikt. Het slimme alternatief is op basis van één jaar huur, één of twee huurvrije maanden te bewerkstelligen. Iets waar veel verhuurders graag aan mee werken. Het resultaat? Een besparing van 8% tot 16% over de totale huurkosten op jaarbasis.

Voor grote(re) bedrijven is het daarnaast slim om te kijken naar eventueel aanvullende investeringen die moeten worden ondernomen. Een huurtermijn van vijf jaar betekent doorgaans dat de verhuurder mee investeert in de verbouwing van jouw nieuwe kantoor, een zogehete investeringsbijdrage. Kosten die soms zelfs oplopen tot duizenden euro's, maar over meerdere huurperioden (ook over de huurperiode van eventuele huurders na jou) worden uitgesmeerd.

Een huurprijs inclusief aanvullende diensten (full service)

Check welke kosten inbegrepen zijn en welke kosten niet. Gaat het om een all-in huurprijs of kale vierkante meters? Kijk goed naar de opbouw van de huurprijs. Wat is inbegrepen en wat niet? Steeds vaker is de huurprijs een all-in huurprijs. Dit betreft dus de huur inclusief gas, water, elektriciteit, kosten voor telefonie, internet maar ook de parkeer- en vergaderkosten. Zelfs de koffie en lunch zijn steeds vaker inbegrepen. Vergelijk appels met appels en laat je niet afleiden door lage huurprijzen die vaak alleen de kale huur omvatten.

Moet je per se meubilair kopen voor je nieuwe kantoor? Vaak kun je voor €50,- per maand al meubilair huren. Dit is dan inbegrepen in de huurprijs. Overigens een mooi punt van onderhandeling, ‘ik wil hier graag huren maar dan moet je me matsen op het kantoormeubilair’. De verhuurder ontvangt namelijk liever de oorspronkelijke huurprijs maar is vaak best bereid om het meubilair als incentive weg te geven.

All-inprijzen komen steeds vaker voor. Hierbij betaal je uiteraard een hogere huurprijs, maar de total cost of ownership kunnen flink lager uitpakken.