Het post-corona kantoor: wat is er veranderd?

Begin 2020 wordt gezien als startpunt van de wereldwijde coronacrisis. Om te voorkomen dat de besmetting uit de hand liep, heeft de Nederlandse overheid ingegrepen met diverse maatregelen om de COVID-19 uitbraak te bedwingen. Het thuiswerken, het verplicht dragen van een mondkapje en het houden van 1,5-meter afstand zijn enkele voorbeelden van overheidsmaatregelen. Sinds begin januari 2021 is Nederland ook begonnen met vaccineren. De vaccinatiegraad neemt nu snel toe en daarom kan de overheid langzaamaan weer beginnen met versoepelen.

Het loslaten van de afstandsmaatregelen op kantoor

Het einde van de 1,5-metersamenleving heeft niet alleen impact op ons (sociale) leven maar ook op onze manier van werken. Er werd dringend geadviseerd om thuis te werken. Daarnaast moesten de mensen, die wel naar kantoor mochten komen, zich houden aan de COVID-19 richtlijnen, die werden gesteld. Casper Klap, Chief van Tribes, verhuurder van flexibele kantoorruimtes en werkplekken, geeft aan: “Binnen Tribes werkten wij met zogenaamde blue zones. Dat zijn zones waarin mensen veilig en met gepaste afstand kunnen werken. Ook tijdens de pandemie”. De term ‘Blue zone’ wordt wereldwijd gebruikt voor bepaalde plekken waar mensen langer en gezonder leven. “Tussen de werkplekken hadden we voor het einde van de 1,5-meterregel nog plexiglas staan, maar deze heb ik ondertussen weggehaald, zodat er weer meer een kantoortuin is ontstaan.”

Het handhaven van een veilige werkplek blijft natuurlijk belangrijk maar we hoeven niet meer verplicht afstand te bewaren op kantoor. “Wij zagen veel aanbieders van kantoorruimte bijvoorbeeld looproutes aangeven met bestickering of plexiglas plaatsen tussen de werkplekken. Wij hadden dat eigenlijk niet, dus voor ons veranderde er niet zo veel binnen onze kantoorlocaties”, geeft Freek Oversloot aan, Property Manager van Workspot. Zij bieden flexibele werkomgevingen aan in en rondom Rotterdam. “Sommige locaties die wij aanbieden zijn al standaard eenrichtingsverkeer omdat de gang maar 1.40 meter breed is. Verder is het voornamelijk eigen verantwoording van de mensen om afstand te bewaren.”, aldus Freek. Ook Thom van Wijk, CEO van ScaleHub Offices, ziet weinig verandering in hun kantoorlocaties na het einde van de 1,5-meterafstand. “Voordat de coronacrisis begon hadden we onze kantoren al ruimer opgezet, dat zit in het concept van ScaleHub Offices. We leveren een aantal vierkante meters in maar dat geeft echt kwaliteitsgevoel. Onze locaties zijn eigenlijk al coronaproof van zichzelf maar dat wisten we natuurlijk niet van tevoren!”

Meer mensen in dezelfde ruimte

Geen 1,5-meterafstand betekent dat er nu weer meer mensen in een afgesloten ruimte kunnen zijn. “Dat zorgt voor meer traffic in de kantoorgebouwen. Het gaat hoe dan ook weer drukker worden en ik merk niet dat mensen dat erg vinden”, geeft Menno Hollander aan. Menno is Sales Manager van IWG in omgeving Utrecht. IWG is een van de grootste aanbieders van (flexibele) kantoorruimtes met locaties te huur over de hele wereld, onder andere bekend door hun merken Regus, Spaces, The Office Operators en Easy Offices. “Mensen gaan elkaar weer meer ontmoeten. Toch weer even face-to-face samenzitten.”, aldus Menno.  

Natuurlijk is het afhankelijk van de huurder of zij zich comfortabel genoeg voelen om weer dichter op elkaar te zitten. “Als iemand vraagt hoeveel mensen er in dezer ruimte kunnen, dan geven wij hun de keuze tussen de richtlijnen met de 1,5-meterregel en de comfortabele werkafstand post-corona. Men kan dus nog kiezen maar ik merk ook dat de meeste mensen de 1,5-meterafstand nu echt loslaten,” zegt Casper.  

Structurele veranderingen in indeling

We moesten ons (tijdelijk) even aanpassen maar dat zorgt nog niet voor structurele veranderingen binnen kantoorruimtes. “We richten onze kantoren, werkplekken of algemene ruimtes niet anders in. Wel zijn de capaciteitsbeperkingen eraf gehaald. Eerst mocht je maar met 3 man in de vergaderruimte en nu mag je er weer met 5 man in”, zegt Thom. Ook Menno ziet geen blijvende veranderingen in indeling. “Enerzijds hebben wij stoelen eruit gehaald, anderzijds hebben wij met signings gewerkt. Wordt het anders ingedeeld? Nee, het is weer teruggezet zoals het ‘oude’.”

Nieuwe vergadermogelijkheden

Bij Workspot hebben ze enkele vergaderruimtes omgebouwd tot kantoorruimtes. De vergaderruimtes konden door de coronarichtlijnen niet meer verhuurd worden. “Ook nu de 1,5-meterregel is opgeheven laten we dat zo. Op één van onze locaties gaan we nu een groot vergadercentrum openen, waardoor deze kleinere vergaderkamers niet meer nodig zijn. We krijgen een veel groter en luxer alternatief,” zegt Freek.

Hij merkt op dat mensen door het thuiswerken nu meer moeite willen steken in het specialer maken van de (fysieke) vergadermomenten. Op de kantoorlocaties, waar standaard vergaderruimtes bijzitten, veranderd weinig. Die blijven zoals voorheen.

Coronatoegangsbewijs in kantoren

De 1,5-meterregel is sinds 25 september verworpen, waardoor afstand houden in kantoren niet langer dringend wordt geadviseerd. Daarentegen moet je vanaf 25 september wel jouw coronatoegangsbewijs laten zien op plekken waar het nu drukker wordt zonder de 1,5-meterafstand. Hierbij moet je denken aan alle horecagelegenheden (behalve afhaallocaties), evenementen en vertoningen van kunst en cultuur.

Binnen kantoren is een coronatoegangsbewijs (nog) niet nodig en als het aan de verhuurders van kantoorruimte ligt, wordt dat ook zeker niet ingevoerd. “Nee, dat gaat niet gebeuren. We kunnen moeilijk iemand bij de deur gaan zetten met een scanner. Als je ziek bent moet je gewoon niet naar kantoor komen”, zegt Thom. Zo kijken ook Menno, Casper en Freek tegen het coronapaspoort aan. “Wij zijn gedurende de hele coronacrisis open geweest en wij hebben gezegd dat dit een veilige werkplek is. Daarom gaan wij absoluut niet controleren of iemand recentelijk hersteld van of gevaccineerd tegen COVID-19 is. Wij gaan ervan uit dat mensen die verantwoordelijkheid zelf nemen en die moeten zij ook zelf nemen.”

Flexibiliteit is key

Steeds meer bedrijven zien, door de coronacrisis, in dat ze niet jarenlang vast willen zitten aan een bepaald aantal vierkante meters. Veel mensen werken enkele dagen in de week thuis, waardoor bedrijven ook geen kolos aan vierkante meter kantoorruimte meer nodig hebben. “De verandering die wij zien is dat veel meer bedrijven, die voorheen conventioneel huurde, toch naar ons toekomen. Wanneer zij de vraag - wat zijn onze kantoorbehoeftes - onder de loep gaan nemen, dan zijn bedrijven steeds vaker van mening dat ze wel in het mooiste kantoor van tienduizend vierkante meter kunnen gaan zitten, maar dan kunnen ze niet meer manoeuvreren. Als je dan met een partij als IWG gaat samenwerken, dan kies je voor flexibiliteit en kan je dus continu blijven manoeuvreren.”, aldus Menno. Ook Casper ziet deze ontwikkeling in hun business.

Flexibiliteit zorgt ervoor dat je gemakkelijk op- en af kan schalen wanneer de kantoorbehoeftes veranderen. “De vraag naar flexibele huurcontracten wordt steeds groter. Standaard voor 2 jaar tekenen dat doet men niet zo snel meer. Vaak een halfjaartje met 3 maanden opzegtermijn bijvoorbeeld. Ook wordt flexwerken steeds populairder,” zegt Freek. “Wij zien steeds meer mensen die voorheen voor een 10-persoonskantoor kwamen en nu voor een 6-persoonskantoor. En op maandag zitten er andere mensen op kantoor als op dinsdag.”

Veranderingen in kantoorbehoeften

Allen merken op dat flexibiliteit in kantoren een belangrijker aspect wordt in de toekomst. Niet alleen flexibiliteit in huurtermijnen en vierkante meters maar ook flexibel zijn in de manier van werken. Een term, die daarbij veel naar voren komt, is het hybride werken. Mensen werken dan gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor. Het hybride werken biedt veel kansen en wordt door de meerderheid van de mensen ook als zeer positief ervaren. Zoals Menno aangaf zijn er dan geen tienduizenden meters kantoorruimte meer nodig en daardoor zal de vraag naar flexibele kantooroplossingen alleen maar stijgen.

“Het kantoor leek even dood, maar het is meer levend dan ooit”, zegt Thom van Scalehub Offices. Mensen hebben nog steeds belang bij kantoorruimte, alleen zijn de behoeftes nu enigszins verschoven. Een kantoor is immers meer dan alleen een werkplek. Het is ook een plek om elkaar te ontmoeten, met elkaar te werken, om te ontspannen of juist om te concentreren, wanneer dat thuis niet mogelijk is. Daar zal op ingespeeld moeten worden en langzaamaan zullen kantoren dan op een andere manier ingericht worden.