Marcel
de Groot
PDG
Quel est le rôle d’un-e office manager ? Réponses aux 7 questions les plus fréquentes
Qui sont les office managers ?
Le rôle d'un-e office manager est de garantir le bon fonctionnement du bureau. Tout, de la planification des réunions du personnel à la gestion des ressources, doit être pris en charge pour s'assurer que l'équipe puisse fonctionner de manière efficace et organisé. Cela implique diverses responsabilités administratives, organisationnelles et de gestion.
Les office managers travaillent dans un large éventail d'organisations publiques et privées, telles que les hôpitaux, les universités et les entreprises. Étant les responsabilités de cette fonction si nombreuses, cette profession est également connue sous les noms de responsable administratif, responsable des services généraux et directeur-rice des opérations.
Quels sont les titres requis pour devenir office manager ?
La première question qui surgit à propos du rôle d’office manager est la suivante : quels sont les titres requis ?
- Une licence en administration des affaires, en communication ou dans un domaine similaire.
- De 2 à 4 ans d'expérience en administration ou en gestion de bureau.
Une licence en administration des affaires ou dans une discipline analogue est souvent nécessaire pour obtenir ce poste. De plus, certaines entreprises privilégient des individus ayant au moins 2 ans d'expérience en gestion, ainsi que des compétences dans divers logiciels, tels que Word, Excel, PowerPoint, et bien d'autres encore.
Quelles sont les compétences requises ?
Dynamisme, capacité d’adaptation et une bonne organisation font partie des compétences essentielles pour devenir office manager. Les chefs de bureau collaborent étroitement avec les employés pour garantir le bon déroulement des activités et doivent toujours être au courant de l'avancement de tous les projets afin de pouvoir informer directement le PDG ou d'autres cadres de haut niveau.
Voici les compétences requises pour devenir office manager :
- Prise de décision ;
- Compétences analytiques ;
- Gestion des processus ;
- Souci du détail ;
- Leadership ;
- Communication ;
- Capacité d’écoute des employés ;
- Flexibilité ;
- Connaissances financières ;
- Tolérance au stress ;
- Organisation ;
- Gestion du temps ;
- Multitâche.
Quel est le salaire moyen d’un-e office manager ?
Être office manager demande beaucoup d'énergie et d'efforts, car il n’est pas facile de maintenir le bon fonctionnement d’un bureau. Par conséquent, il est essentiel de comprendre à quel salaire on peut s'attendre. Voici quelques exemples de salaires annuels moyens dans différents pays :
- 35 097 € en France
- 31 933 € aux Pays-Bas
- 36 600 € en Allemagne
- 66 100 € en Belgique
- 52 200 € au Luxembourg
- 74 000 CHF en Suisse
- 41 300 € en Autriche
- 43 247 £ au Royaume-Uni
- 31 910 € en Italie
- 30 700 € en Espagne
Source: Payscale
Quels sont les logiciels utilisés par les office managers ?
Un-e office manager doit gérer de nombreuses responsabilités : planification de réunions, organisation d'événements, réservation de congés, gestion des stocks et bien d’autres encore. Avec autant de tâches à exécuter, il est essentiel de connaître certains outils, plateformes et logiciels qui peuvent aider à tout gérer. Voici quelques-uns :
- Hootsuite
- Google Docs
- Google Sheets
- Outlook
- Microsoft Teams
- Google Drive
- Zoom
- Microsoft Office
Quels sont les principaux défis d’un-e office manager ?
Niveaux de performance réduits :
Les employés sont parfois confrontés à des moments où ils sont moins productifs que d'habitude, ce qui peut avoir un impact sur d'autres collègues et sur les objectifs visés. L'une des façons de surmonter cet obstacle est de poser des questions et d'apporter des réponses aux difficultés rencontrées par les employés. Les entretiens individuels sont une excellente occasion pour les managers de redéfinir les heures de travail et les objectifs de productivité.
Mauvaise communication :
Étant donné que chaque membre de l'équipe possède une personnalité unique, il existe toujours le risque de malentendu. Certains remèdes consistent à augmenter la fréquence des communications en organisant davantage de réunions pour garantir que les employés comprennent précisément ce qui est attendu d'eux.
Gestion du temps :
Les managers rencontrent parfois des difficultés à gérer leur propre travail, car ils sont chargés de superviser les membres de leur équipe et de collaborer avec les responsables d'autres départements. L'une des stratégies qui permet de donner la priorité à ses propres tâches consiste à prévoir du temps tout au long de la journée pour accomplir certaines activités. Informez vos collaborateurs des horaires auxquels vous serez disponible et de ceux auxquels vous souhaitez vous consacrer à votre travail. Mettez régulièrement votre calendrier à jour et communiquez-le aux membres de votre équipe afin qu'ils sachent quand ils peuvent vous joindre.
Maintenant qu’on a abordé les sujets principaux, vous êtes en mesure de répondre à la question “quel est le rôle d’un-e office manager ?”.
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