Marcel
de Groot
PDG
De quels espaces avez-vous besoin dans votre bureau ?
Dans votre recherche d'un bureau adapté à votre entreprise, vous devez réfléchir à l'avance aux espaces dont vous avez besoin dans le bureau. Si vos employés deviennent mobiles, vous pouvez choisir de réduire le nombre de postes de travail. Une analyse complète vous aidera à déterminer combien de postes de travail de quel type vous avez besoin pour la nouvelle façon de travailler.
Aménagement des espaces
Si vous souhaitez organiser l'espace de bureau de manière optimale pour le travail mobile, vous devrez, en tant qu'employeur, investir dans l'aménagement des espaces. La fonction du bureau est en train de se transformer en un lieu de rencontre. Vous devez donc accorder plus d'attention à l'aménagement, par exemple, d'une salle d'équipe, d'une salle de réunion, d'un coin salon et d'une salle de brainstorming.
Ces coûts sont plus élevés que ceux de l'aménagement d'un bureau traditionnel, mais les investissements sont rentables à long terme. De nombreux bureaux modernes donnent l'impression que beaucoup d'argent y a été investi. C'est particulièrement visible dans des villes comme Amsterdam, Rotterdam ou Utrecht. En pratique, ces entreprises font des économies sur les postes de travail, car il y a moins de postes de travail fonctionnels (bureaux avec équipement) et plus de lieux de réunion. De cette façon, elles sont moins chères que les bureaux traditionnels avec le même nombre d'employés.
Économiser les coûts
En général, vous pouvez réduire le nombre de postes de travail de 10 à 30 % lorsque vous introduisez le travail mobile. Un poste de travail coûte en moyenne entre 10 000 et 11 000 euros par an, donc si vous êtes malin, vous pouvez économiser beaucoup d'argent. Cependant, vous devrez investir dans les TIC, comme un réseau sans fil, des ordinateurs portables, des smartphones, l'archivage numérique et la vidéoconférence.
Faites un plan
Pour les entreprises de trente employés ou plus, il est conseillé d'établir un "space plan". Au moyen d'une analyse approfondie, vous déterminez les fonctionnalités dont vous avez besoin et le taux d'occupation de vos bureaux. Pour chaque département, vous examinez la fréquence des visites de vos employés, les tâches effectuées et les fonctionnalités requises. Vous déterminez ensuite le nombre et la nature des postes de travail dont vous avez besoin. Puis vous examinez le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin. Sur la base de ces informations, vous pouvez commencer à (re)concevoir votre bureau.
Les petites entreprises peuvent se contenter d'une analyse moins poussée.
Culture d'entreprise
La (re)conception dépend également de la culture de l'entreprise. Il est donc important que les employés soient impliqués dans le processus de décision. Faites l'inventaire de leur façon de travailler et de la façon dont ils souhaitent travailler.
Quelles organisations sont attrayantes ?
L'aménagement de l'espace de travail pour encourager le travail mobile est particulièrement intéressant pour les organisations comptant plus de dix employés. Les organisations de la connaissance (services aux entreprises), où un nombre relativement important d'employés travaillent à l'extérieur (par exemple, les conseillers, les consultants, les comptables) bénéficient du travail mobile et de l'aménagement de l'environnement de bureau avec différentes pièces.
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