Tips voor het verbouwen van je kantoor

Tijdens de opstartfase van jouw bedrijf heb je al de spannende keuze gemaakt om jouw eerste kantoorruimte te huren. Echter het bedrijf is inmiddels gegroeid en dit heeft als gevolg dat het kantoor niet langer voldoet. En opnieuw sta je voor een belangrijke keuze: je kunt ervoor kiezen om met jouw bedrijf te gaan verhuizen naar een kantoor dat beter aan de huidige wensen en eisen voldoet; misschien ga je kantoorruimte huren in Amsterdam. Een andere optie is om (indien mogelijk) te groeien in het gebouw waar het bedrijf reeds gevestigd is en het kantoor te verbouwen. Een andere kantoorinrichting, verbeterde kantoorakoestiek of nieuwe interieurstijl – er zijn talloze redenen om een kantoor te verbouwen. Maar hoe pak je dit aan en waar moet je op letten? 5 nuttige tips.

1. Waarom wil je verbouwen?

Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom het verbouwen van het kantoor nuttig is. Dit kan zijn omdat de inrichting van het kantoor niet langer aan de hedendaagse eisen van kantoorgebruikers voldoet, of wellicht zijn er in de loop van de tijd veel medewerkers flexibel gaan werken. Een andere reden kan zijn dat je meer of wellicht minder vierkante meters nodig hebt voor je bedrijf. 

Het is belangrijk om je voorafgaand aan de verbouwing goed te realiseren wat je precies wilt veranderen en hoe je dit gaat bereiken. Deze punten moeten namelijk centraal staan bij de verbouwing van het kantoor.

2. Wat heb je nodig?

Net als bij een huis, komt er bij een verbouwing van een kantoor veel kijken. Dit hangt echter helemaal van jouw plannen af. Is een herinrichting van het kantoor voldoende, dan hoef je alleen te kijken naar de nieuwe kantoormeubelen die je nodig hebt. Werkplekken, bureaustoelen, bureaulampen, planten, et cetera. Pak je het groter aan, dan moet je wellicht ook rekening houden met wanden en plafonds, vloeren, schilderwerk, raambekleding en (geluids)isolatie. Werk dit allemaal netjes uit in een verbouwplan, zodat je zeker weet dat je het overzicht behoudt.

3. Wie gaat het doen?

Een belangrijk planmatig punt: de verantwoordelijkheid van de verbouwing. Zolang niet duidelijk is wie wat gaat doen, kun je er beter niet aan beginnen. Deze onduidelijkheid zal de werkzaamheden op kantoor namelijk belemmeren en ervoor zorgen dat de verbouwing veel tijd in beslag neemt.

Wanneer je externe partijen (bijv. een schilder, stoffeerder, verhuisbedrijf of stukadoor) bij het verbouwproces betrekt, is het belangrijk dat je ook in de planning vastlegt wie jouw contactpersonen zijn en wanneer welk bedrijf iets komt doen. Maar ook als je de verbouwing zelf uitvoert, dien je op voorhand af te spreken wie er helpt en zijn werk even neer kan leggen. Een ander kan wellicht wat werk overnemen.

4. Waar ga je beginnen?

Opnieuw een planmatig puntje dat belangrijker wordt naarmate de verbouwplannen groter worden. Ga je enkel wat meubels verplaatsen, dan is dit geen heel problematische kwestie. Krijg je echter ook te maken met schilderwerk, verlichting en leidingwerk, dan is het belangrijk deze zaken heel goed op elkaar af te stemmen en te bepalen waar je het beste mee kunt starten. Zo zorg je ervoor dat de verbouwing van het kantoor zo soepel mogelijk verloopt.

5. Wanneer moet het af zijn?

Om de werkzaamheden op kantoor zo min mogelijk te verstoren, is het verstandig dat je een planning maakt. Dit doe je, wanneer van toepassing, samen met alle betrokken partijen. Samen stel je de agenda’s en werkzaamheden op elkaar af en plan je een einddatum waarop alles klaar moet zijn. Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand een keer ziek of verhinderd is, maar het is niet de bedoeling dat de verbouwing een half jaar tot een jaar uitloopt en dat het bedrijf eronder lijdt.
Uiteraard geldt: hoe meer er moet gebeuren, des te meer risico je loopt dat er iets misgaat in de planning. Zorg er dus bij grote verbouwprojecten voor dat je voldoende ruimte voor tegenvallers incalculeert.

We wensen je veel succes en plezier bij de verbouwing van het kantoor!

Gerelateerde artikelen:

Wat mag wel of niet in jouw gehuurde kantoorruimte?

De verrassende effecten van kleurgebruik in een kantoorruimte