Productiviteit dankzij je kantoorruimte: 7 tips

Het belang van een geschikte kantoorruimte wordt nog altijd sterk onderschat. Onbegrijpelijk als je bedenkt dat je met een kantoorruimte productiviteit kan verhogen, creativiteit kan stimuleren en samenhorigheid kan faciliteren. In dit artikel zal nader ingegaan worden op het verhogen van de productiviteit dankzij je kantoorruimte.

7 tips voor meer productiviteit dankzij je kantoorruimte

• Zorg voor (licht) achtergrond geluid of muziek is
• Temperaturen tussen de 21 en 24 graden zorgen optimale productiviteit
• Natuurlijk licht is beter, dus grote raampartijen werken positief
• Een luchtreiniger verhoogt de productiviteit met 5 tot 20 procent
• Zorg voor ergonomische meubels
• Combineer open kantoorruimtes met gesloten kantoren
• Leer medewerkers dat het switchen tussen een rommelig en net bureau effect heeft op de creativiteit en productiviteit.

Geluid en muziek op kantoor

Open kantoorruimtes zijn over het algemeen zeer positief voor de samenhorigheid van werknemers. Milde kantoorgeluiden zorgen hierbij voor een hogere productiviteit. Het is echter wel belangrijk dat het niet te luidruchtig is. Dan gaat de productiviteit omlaag. Hetzelfde geldt voor muziek. Luide muziek is nadelig en zachte (café/restaurant) muziek verhoogd de productiviteit.

Temperatuur

Bij de productiviteit in je kantoor speelt de temperatuur een grote rol. Temperaturen onder de 20 graden zijn bijzonder nadelig en zorgen voor een toename in het aantal gemaakte fouten. Uit een studie van de Cornell University (2004) is gebleken dat er beter gepresteerd wordt bij warme temperaturen. De productiviteit kan zelfs toenemen met 15% bij een temperatuur tussen de 21 en de 24 graden. Bij deze temperatuur kan het aantal fouten met 44% afnemen.

Lichtvoorziening

Een andere factor die een essentiële rol speelt voor de productiviteit dankzij je kantoorruimte is de lichtvoorziening. Veel kantoren worden verlicht met kunstmatig licht. Dit is ooit onstaan om een soort continue daglicht voorziening te creëren. Uit onderzoek van M. Muench (2012) is echter gebleken dat het beter is om natuurlijk licht te hebben. Ondanks dat het in de ochtend en avond dan minder licht in de kantoorrruimte is. Bij kunstmatig licht blijken mensen eerder last van vermoeidheid te krijgen, omdat dit ons natuurlijke ritme verstoord. Bovendien slapen werknemers beter met natuurlijk licht. Hierdoor zal de productiviteit op kantoor ook toenemen.

Lucht kwaliteit

Een schone, stof en allergie vrije lucht in een kantoorruimte kan de prestaties van werknemers met zo’n 5 tot 20 procent verbeteren. Door een luchtreiniger neer te zetten en te zorgen voor een goede ventilatie is het makkelijker om te ademen. Deze maatregel heeft het grootste effect wanneer je lange dagen op kantoor werkt. Het is opmerkelijk dat alleen het idee van een schonere lucht al een positief effect heeft op de prestatie van werknemers.

Ergonomisch werken

Het is essentieel om te investeren in ergonomische meubels in een kantoorruimte. Mensen zijn nu eenmaal niet gemaakt om hele dagen te zitten en het helpt niet als je gedurende de dag steeds moet gaan verzitten om comfortabel te zitten.

Er zijn tegenwoordig diverse meubels ontwikkeld om hier verbetering in aan te brengen. Zo beschikken veel kantoorruimtes al over statafels of in hoogte verstelbare bureau’s. Er zijn ook steeds meer kantoren waar je kunt bewegen tijdens het werken. Twee voorbeelden hiervan zijn het wandelbureau en het fietsbureau.

Open kantoorruimte of afgesloten kantoor

De keuze voor een open kantoorruimte of afgesloten kantoor is lastig. Het beste is een combinatie van beide. Er is bewijs voor een verhoging van de productiviteit in een open kantoorruimte. Door de kantoordynamiek die hier ontstaat doen werknemers een stap extra en gaan mee in de vibe van het kantoor. De meer energieke en extraverte persoonlijkheden nemen het hele kantoor dan op sleeptouw.

Toch zijn er ook argumenten tegen de open kantoorruimte in te brengen. Een te hoge geluidsproductie zorgt namelijk voor een negatief effect op de productiviteit. Een combinatie van afgesloten kantoren en open kantoorruimtes is daarom ideaal. Tegenwoordig zijn er steeds minder vaste werkplekken, dus waarom zou je hier niet gebruik van maken en medewerkers zelf laten kiezen wat ze op dat moment nodig hebben. Je zou er echter ook voor kunnen kiezen om ervoor te zorgen dat het geluidsniveau lager is. Door geluidsdemping aan te brengen of koptelefoons met noise canceling beschikbaar te stellen.

Opgeruimd of rommelig bureau

Er gaan veel verhalen rond over de nadelige effecten van een rommelig bureau. Een opgeruimd bureau zorgt voor betere concentratie en een hogere productiviteit. Dat klopt echter voor een gedeelte. Het was al bekend dat een rommelig bureau beter is voor creativiteit en nu is er aanvullend onderzoek gedaan door Psychological Science. Hierruit blijkt dat een rommelig bureau aan het begin van een project en een net bureau aan het einde het meest productief is. In het begin van een project is creativiteit namelijk vaak belangrijk, terwijl in latere fases de focus en productiviteit het belangrijkst is. Alleen de switch van rommelig naar opgeruimd en visa versa kan zorgen voor anders denken en werken.

Tot slot

Ieder kantoor en persoon is anders. Houdt hier rekening mee tijdens je maatregelen om de productiviteit te verhogen. Let op: je kunt ook kiezen voor een geheel ingericht kantoor of werkplek! Er zijn tegenwoordig veel hippe kantoorconcepten waar je prachtige kantoorruimtes kunt huren. Deze ontwikkeling is ontstaan in Amsterdam, maar spreid zich steeds verder uit over Nederland. Zo zijn er nu ook allerlei kantoren op Schiphol die dit ook aanbieden.