Leuk en effectief vergaderen, het kan echt!

Tips van Flexas.nl voor het leuk en effectief vergaderen

Iedereen heeft er wel eens mee te maken gehad op kantoor of heeft hier zelfs wekelijks last van; langdradige, slaapverwekkende en inefficiënte vergaderingen. Dit kan echt anders en moeilijk is het absoluut niet! Elk bedrijf kan leuk en effectief vergaderen met deze tips van Flexas.nl.

Indien effectief wordt vergadert, dan kan dit juist energie geven in plaats van ergernis. In een effectieve vergadering worden er nieuwe plannen besproken, gebrainstormd en beslissingen genomen. Na een vergadering kan je eigenlijk niet wachten om aan de slag te gaan om de besproken zaken uit te voeren. Toch zijn maar weinig bedrijven succesvol om een dergelijke vergadercultuur te implementeren. Hoe pak je dit probleem aan?

Voorzitter

Een strenge voorzitter die informele gesprekken en onderlinge discussies direct afkapt en zorgt voor een strakke tijdsplanning is essentieel. Als de voorzitter de teugels niet strak houdt, kan de vergadering héél lang duren. Een vaste tijd per onderdeel kan goed werken, lukt het niet binnen de tijd, dan verschuift dit onderwerp naar de volgende meeting. Zo loopt de vergadering niet onnodig uit. Om de vergadering vlot te laten verlopen is een gedegen voorbereiding van iedereen belangrijk. Uit onderzoek komt naar voren dat de start van de vergadering positief moet zijn, dit heeft namelijk betrekking op de hele vergadering. Begin met wat positieve zaken of complimenten. Dit zet de toon voor de hele meeting en is natuurlijk veel leuker dan geklaag en verwijten naar elkaar maken.

Locatie

De grotere kantoren hebben vaak meerdere soorten en maten vergaderruimtes, maar vaak weinig inspirerend. Grote kans dat je wel eens in een vergaderkamer hebt gezeten waardoor je al geen energie meer had voordat de vergadering was begonnen. Meerdere redenen kunnen hier aan ten grondslag liggen zoals; slechte stoelen, afwezigheid van een beamer, computer of andere technologie. Hoe krijg je de vergaderruimte of kantoorruimte dan zo dat deze positieve energie uitstraalt en van alle
gemakken is voorzien?

• geef de vergader of kantoorruimte een naam en thema;
• gebruik het liefst een ronde tafel - zodat er geen hoofd van de tafel is;
• inventariseer en installeer alle nodige apparatuur.

Geen tijd, zin of geld om een dergelijke vergaderkamer te creëren? Dan is er altijd wel een business center in de buurt waar een vergaderruimte met alle benodigde faciliteiten gehuurd kan worden.

Selecteer de juiste mensen

Met twaalf man vergaderen over alle details met een zwakke voorzitter is het HET recept voor een ellenlange saaie vergadering. Een nieuw CRM systeem kiezen met twaalf personen is hier een blauwdruk voor. Zo moet het natuurlijk niet! Hoe kleiner de groep hoe effectiever er kan worden vergaderd en des te sneller er knopen worden doorgehakt. Zorg dus dat alleen de mensen worden uitgenodigd die echt noodzakelijk zijn. Soms is het handig om de mening en argumenten van een aantal andere collega's te weten, deze kunnen dan vooraf worden verzameld en meegenomen in de beslissing. 

Kom met oplossingen

De agenda is van tevoren gecommuniceerd en daar staan alle zaken op die moeten worden geadresseerd. Te vaak worden er continu nieuwe zaken naar voren gebracht die ook niet goed gaan, dit zorgt weer voor discussie en  daardoor zit je een lange tijd inefficiënt te vergaderen. Door een goede voorbereiding zijn er door de aanwezigen als het goed is oplossingen bedacht. Het is de bedoeling deze oplossingen te beoordelen en een beslissing te nemen voor de beste oplossing van het probleem. Een voorzitter die de focus weet te houden op de agenda en stuurt richting oplossingen, zorgt dan voor het leuk en effectief vergaderen.