Le bail de mon bureau a été tacitement renouvelé, que faire maintenant ?

Rien n'est plus ennuyeux que de découvrir trop tard que votre bail de bureau a été prolongé alors que vous vouliez réellement annuler. Malgré le fait que de plus en plus d'entreprises choisissent de louer leurs bureaux de manière flexible et peuvent donc être annulées mensuellement ou annuellement, nous parlons encore à de nombreux entrepreneurs qui ont des contrats de location qui durent de 3 à 10 ans. Si cela inclut une prolongation tacite, votre durée de location sera prolongée de la même période.

Dans cet article, nous allons vous expliquer plus en détail les baux à tacite reconduction pour les bureaux et quelles sont les options dans de telles situations.  

Aspects couverts:  

1. Accords ROZ  

2. Augmentations de l’IPC  

3. Délais de préavis  

4. Annuler et renégocier   

5. Sous-location et substitution  

Il est trop tard pour annuler ? Consultez vos options ici.  

1. Accords ROZ standard pour les espaces de bureaux  

Ne vous méprenez pas, le contrat de location standard le plus couramment utilisé pour la location de bureaux est le contrat de location ROZ. Un contrat de location ROZ de 5+5 ans est très courant ici. Dans ce cas, un bail de cinq ans est automatiquement prolongé de cinq autres années. Ainsi, si vous oubliez de résilier, vous serez lié au même espace de bureau pour une longue période.  

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir annuler un bureau. Votre entreprise connaît-elle une croissance très rapide ou souhaite-t-elle se réduire ? Dans ce cas, une telle extension peut être très ennuyeuse. En fait, elle peut vraiment nuire à votre activité. Une autre raison peut être l'augmentation du loyer. Le loyer d'un bureau est généralement augmenté chaque année en fonction de l'indice des prix à la consommation (IPC). Dans le cas de baux à long terme (dans un marché de locataires favorable), il peut donc être intéressant de changer de bureau. Toutefois, ces baux à long terme sont aussi souvent assortis d'un délai de préavis plus long.  

2. Délais de préavis  

Les délais de préavis des bureaux peuvent varier considérablement. La durée de la période de préavis dépend fortement de la durée de votre bail. Les baux d'un an ou moins prévoient généralement un préavis de 2 à 3 mois, tandis que les baux de 3 ans prévoient généralement un préavis de 6 à 12 mois. Pour les baux de 5 ans ou plus, il est d'usage de prévoir un préavis d'un an.  

Vous voulez annuler ? Alors cela doit se faire par lettre recommandée au propriétaire, au locataire ou au bailleur. La jurisprudence a également montré qu'une résiliation par e-mail peut également être suffisante. Cependant, nous vous recommandons toujours de résilier par lettre recommandée. Il n'y a alors aucun doute.  

Vous pouvez également résilier afin de renégocier.  

3. Résilier le contrat de location pour renégociation de votre bureau  

Il est possible que vous souhaitiez prolonger votre bail, mais que vous souhaitiez entamer des négociations avec le propriétaire. Par exemple, au sujet du loyer et d'autres conditions. Dans ce cas, vous pouvez choisir de résilier le bail de votre bureau et demander au propriétaire de faire une proposition. Ainsi, vous serez au moins en mesure de résilier le bail au cas où vous ne pourriez pas le faire.  

Attention, cette façon d'agir comporte également un danger. Le propriétaire n'est désormais plus lié à vous et à votre entreprise. Dans ce cas, il peut choisir d'accepter votre résiliation et de louer les bureaux à une autre partie. C'est pourquoi nous vous recommandons toujours de vous adresser au propriétaire à temps, bien avant le délai de préavis, aussi long soit-il. Si vous constatez que vous ne parvenez pas à un accord avec le propriétaire, vous avez toujours la possibilité d'annuler et vous avez également le temps de trouver un autre espace de bureau.  

Est-ce que vous arrivez trop tard ? Rassurez-vous, il existe un certain nombre d'options à envisager.  

Renouvellement tacite du contrat de location, que se passe-t-il si vous êtes en retard dans l'annulation ?  

Bien qu'il soit évidemment très ennuyeux d'arriver trop tard pour résilier le bail de votre bureau, cela ne signifie pas nécessairement la fin de votre entreprise. Il existe encore un certain nombre de pistes que vous pouvez emprunter. Convainquez le propriétaire ou contestez la prolongation devant le tribunal, sous-louez le bureau ou organisez une substitution.  

Convaincre le propriétaire ou contester la prolongation au tribunal.  

Vous avez juste (quelques jours) de retard dans l'annulation ? Dans ce cas, vous pouvez vous adresser au propriétaire et espérer une certaine clémence. Cela n'est évidemment pas à son avantage, mais dans certains cas, il ne sera pas réticent à le faire. Il se peut qu'il y ait déjà des personnes qui souhaitent s'installer dans le bureau. Dans ce cas, il est bien sûr inutile de prolonger le bail de votre entreprise.    

Le propriétaire décide-t-il finalement de prolonger le bail ? Vous pouvez alors envisager d'intenter une action en justice. Cependant, cette démarche est très incertaine et ne tourne généralement pas à l'avantage du locataire. Ce n'est qu'à quelques exceptions près que l'issue est positive et c'est pourquoi nous vous déconseillons également cette voie.  

Sous-location du bureau

Si vous annulez trop tard et que vous êtes "coincé" avec le contrat de location, il n'y a pas lieu de s'inquiéter. Dans les grandes villes telles qu'Amsterdam, Rotterdam et Utrecht, la demande d'espaces de bureaux est si importante qu'une solution peut toujours être trouvée. Vous pouvez choisir de sous-louer l'espace de bureau. Cette possibilité est incluse dans la plupart des contrats de location. N'est-ce pas le cas ? Dans ce cas, vous devez d'abord obtenir l'autorisation du propriétaire. Nous vous recommandons de toujours contacter le propriétaire afin qu'il soit au courant de ce qui se passe.   

Vous avez trouvé une partie qui souhaite sous-louer le bureau ? Dans ce cas, elle doit encore être approuvée par le propriétaire. Pour en savoir plus sur la sous-location de bureaux, cliquez ici. Cependant, la sous-location n'est pas la seule solution. Si vous souhaitez vous débarrasser vous-même du bail, vous pouvez également trouver une entreprise qui s'en chargera pour vous.

Faire reprendre un bail / substitution  

Dans certains cas, il est possible de faire reprendre le contrat de location par une autre entreprise. C'est ce qu'on appelle aussi une substitution. La possibilité de le faire doit alors être incluse dans le contrat de location, sinon la demande doit être soumise par écrit au propriétaire. Le nouveau locataire doit toujours être approuvé par le propriétaire au préalable.  

Besoin d'aide ?  

Nos spécialistes sont toujours prêts à vous aider. Nous sommes heureux de discuter de toutes les options et pouvons également vous aider à louer l'espace de bureau. Vous êtes également à la recherche d'un nouveau bureau ? Nous sommes également très bons dans ce domaine !